Travailler en période de rush

Depuis deux semaines, mon entreprise est en train de traverser une période de rush. Nous finalisons un gros projet, qui doit être déployé en production très bientôt. Cela s’est ressenti sur le nombre de posts sur ce blog, qui a drastiquement diminué.

Voilà le topo : Nous sommes en train de conclure le travail de ces 2 derniers mois, et qui va relancer le travail de ces 2 prochains mois. Comme pour tout projet d’importance, il y a un peu de retard, mais surtout un risque de retard. Il a donc fallu mettre les bouchées doubles pour s’assurer que le projet sorte dans les temps.

Mais comment faire pour que toute une équipe réussisse ce qui ressemblait un peu à un tour de force ? Comment s’assurer que tout le monde réponde présent au moment où il le faut ? Comment garder intacte la motivation alors qu’on va passer une semaine longue et difficile ?

Expliquer la situation

Tout le monde a connu des périodes de rush. Ce n’est pas agréable pour personne de faire des horaires 08h30-20h30 pendant plusieurs jours d’affilée, mais parfois il faut le faire.

Le pire des scénarii possibles, c’est lorsque les patrons mettent de plus en plus de pression au fil du temps ; ils s’énervent parce qu’ils voient le retard s’accumuler. Résultat, tout le monde commence à bosser un peu plus, par peur des éclats de nerf du boss plutôt que par envie de voir le projet aboutir.

Nous avons choisi l’optique inverse. En début de semaine, nous avons réuni l’équipe.

  1. Nous avons expliqué les raisons pour lesquelles il était important – pour l’entreprise mais aussi pour les employés – que le projet sorte dans les temps. Un projet stratégique est souvent susceptible de générer un chiffre d’affaires vital au développement de l’entreprise. La croissance de l’entreprise est synonyme de vitalité pour les emplois, de perspectives d’évolution pour les employés.
  2. Nous avons rappelé qu’après 2 mois durant lesquels tout le monde s’est investi dans le projet, nous étions maintenant dans la dernière ligne droite. Ce n’est pas le moment de ralentir ; il faut au contraire accélérer le rythme, concrétiser ce travail intensif en réussissant à le mettre en production.
  3. Nous avons présenté l’horizon des prochains mois, et comment le projet actuel conditionne directement les futures tâches de chacun. Si le projet se conclut de manière satisfaisante, ce sera un tremplin formidable qui donnera le tempo à la suite ; si par contre les choses tournent mal, tout le monde en souffrira.
  4. Nous avons demandé à tous les intervenants de jouer le jeu, de se « sortir les doigts du cul », de faire tout ce qu’ils peuvent pour faire en sorte que le projet sorte dans les temps et avec la qualité qu’on en attend. La durée de l’effort (une grosse semaine) est assez courte pour qu’on puisse y arriver.

Et vous savez quoi ? Tout le monde a répondu présent.

Les gens peuvent déplacer des montagnes quand savent pourquoi ils travaillent, qu’on leur donne une vue globale, qu’ils sont réellement intégrés au projet d’entreprise. La motivation n’apparaît pas de manière spontanée, il faut la créer et l’entretenir.

Faire des points très réguliers

Il n’est pas possible de demander à une équipe de s’arracher les tripes, puis de les laisser se débrouiller pour faire avancer la barque.

Quand on entre dans une période de « coup de bourre », il faut faire des réunions très régulières. Ces réunions servent :

  • À suivre l’état d’avancement des tâches. Quand on travaille sur un rythme élevé, il faut détecter très rapidement lorsqu’une mauvaise direction a été prise, pour la corriger au plus tôt. Sinon, vous risquez d’avoir un résultat non conforme, et vous aurez perdu beaucoup de temps pour rien.
  • À s’assurer que tout le monde bénéficie du même niveau d’information. Lorsque vous manquez de temps, il n’y a rien de pire qu’une personne qui se réveille en disant « Ah bon, il faut faire ça ? ».
  • À garder une motivation élevée. Chaque tâche terminée étant un pas vers l’accomplissement du projet, le fait de connaître toutes les petites réalisations permet de voir que le projet avance. La détermination de l’équipe n’en devient que plus forte.
  • À faire une planification au jour le jour. Il faut éviter qu’une personne soit bloquée, à attendre qu’une autre ait terminé une tâche pour pouvoir prendre la suite. Il faut donc planifier finement l’ordre dans lequel chaque intervenant va devoir opérer, pour tenter de paralléliser au maximum l’exécution des tâches.

Être humain

Une période de rush doit rester une exception, pas un fonctionnement normal. Pour que votre équipe accepte de faire de gros horaires, il faut qu’elle soit suffisamment motivée par le projet lui-même, sinon elle ne tiendra pas la distance. Mais il est important de savoir récompenser les gens qui jouent le jeu et qui se dépensent sans compter.

Par exemple, vous pouvez :

  • Acheter des friandises et des boissons. Ça fait toujours plaisir d’avoir du grignotage en libre-service.
  • Faire des vraies pauses le midi. Trop de gens font des « journées continues » quand ils ont beaucoup de boulot. Mais quand on mange un sandwich devant son écran, on a la tête qui explose à 17h00. Prenez au moins une bonne demi-heure, et forcez-vous à discuter de complètement autre chose.
  • Offrir une journée de récupération à tout le monde. Si le travail de l’équipe a permis de gagner 3 jours sur la réalisation du projet, cela peut être une bonne idée. L’idéal est d’offrir une journée qui permet à tout le monde d’avoir un pont.

Sur ce, je vous laisse, je dois retourner valider quelques sites Web, et revoir l’architecture de mon serveur de médias…

10 réponses sur “Travailler en période de rush”

  1. @Jester : Normalement en ligne la semaine prochaine…

    @Dexter : La limite de cette solution est rapidement atteinte quand 1) on cherche à avoir des responsabilités, 2) que ces responsabilités obligent à se sentir concerné par les deadlines des projets de l’entreprise, 3) que les réalités de la gestion de projet, avec tous ses risques et ses approximations, nous rattrapent.

  2. Je suis d’accord avec toi, les gens qui disent « Nous on ne bosse jamais en periode de rush », c’est souvent des gens qui ne font pas grand chose ^^.

  3. Je suis d’accord avec Dexter. Après 15 ans passé à gérer des périodes de rush en agence, la bonne solution est : pas de période de rush.
    Le rush est la démonstration d’une mauvaise organisation. Ensuite on le justifie comme on veut, n’empêche que la mauvaise organisation est néfaste à l’efficacité des projets.

    Quant aux friandises mélangées au stress et à la fatigue, elles font grossir, donnent une sale peau et mal au ventre, surtout mélangées au stress et « Se sortir les doigts du cul et.. passer la seconde » (je la connais bien), c’est juste grossier, pas pro. Tout le monde finit crevé et les deux jours de gagnés finissent en 8 jours de ralenti.

    Réussir de justesse n’est jamais un exploit, l’exploit, c’est : réussir sans effort et avant tout le monde. D’ailleurs il ne faut pas chercher l’exploit mais l’excellence.

    Maintenant, c’est un procédé de travailler en paniac (maniaque de la panique), il y a des gens qui sont accro à leur adrénaline, et c’est très français. Essayez la Suisse, et prenez le temps de faire des choses bien et durables, vous gagnerez le temps qui vous manque cruellement.

  4. Je suis d’accord pour dire qu’il ne faut pas que le rush devienne la norme de travail de l’entreprise. J’ai aussi connu des gens se sentaient plus « vivants » quand il bossaient par à-coups, boostés par l’adrénaline.
    Ce n’est pas bon.

    C’est d’ailleurs pour cela qu’après une période de rush, il faut prendre le temps d’analyser les choses, pour comprendre où on a perdu du temps ; pour identifier les grains de sable qui ont grippé les rouages.

    Il n’en demeure pas moins que la gestion de projet n’est pas une science exacte. Il n’est pas possible de prévoir toutes les situations. Cela ne veut pas dire qu’il faut accepter les retards comme un aléa normal, mais plutôt qu’il faut s’y préparer en dernier recours.

    Je préfère que les personnes de mon équipe se sentent impliquées dans leurs projets, qu’elles aient la volonté farouche de les faire aboutir dans les meilleures conditions, plutôt que d’avoir affaire à des « fonctionnaires » qui quittent le bureau à 18h00 quel que soit l’état d’avancement de leur travail.
    Quand on bosse dans une startup, il faut effectivement savoir se sortir les doigts du cul, eh oui. Ça ne veut pas dire qu’on travaille en « mode panique ». On peut être en rush sans paniquer pour autant.
    C’est juste qu’on compte sur l’implication des gens. S’ils ont le statut de cadre, c’est aussi pour qu’ils sachent dépasser les 35 heures par semaine quand il le faut. Nous cherchons à insuffler un souffle « entrepreneurial » à tous les employés.

    C’est d’ailleurs ceux qui sont impliqués dans leur travail, ceux qui se sentent investis, ceux qui aiment ce qu’ils font, qui sont les plus heureux au travail. Pas ceux qui refusent systématiquement de décoller de leurs horaires 09h30-18h00…

    Conclusion : Se retrouver en période de rush est effectivement un échec dans la gestion d’un projet (donc une opportunité pour apprendre à mieux gérer les projets suivants). Mais quand on se retrouve face à une situation d’urgence, il faut faire en sorte de motiver tout le monde. On ne peut pas simplement dire « Il fallait mieux gérer les choses ; si on risque d’être en retard à la livraison du projet, je m’en fous ». C’est encore plus grossier, et encore moins pro.

  5. je suis entièrement d’accord sur l’implication des cadres qui ont choisi leur niveau de rémunération et d’engagement en signant leur contrat. Beaucoup moins sur les doigts dans le cul parce que cela ne sent pas très bon. A tout prendre, je préfère encore mettre les mains dans la m. quand il le faut. Et comme dit ma grand mère, ne prononce pas avec ta bouche ce que tu ne mettrais pas dans ta bouche.

    Cela étant :

    http://blogs.lentreprise.com/temps_

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Notifiez-moi des commentaires à venir via email. Vous pouvez aussi vous abonner sans commenter.