De geek à directeur technique

Le blog d'un geek devenu directeur technique

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Organisation personnelle

Les principes à mettre en œuvre pour s'organiser, organiser une équipe, gérer des tâches et des projets.

À retenir :

Peut-être avez-vous entendu parler de GTD ?

 

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dimanche 18 juillet 2010

Livre : De la simplicité

J'ai lu récemment le livre De la simplicité, écrit par John Maeda.

Ce livre n'est pas seulement une ôde à la simplicité, mais il décortique consciencieusement les principes qui conduisent aux choses simples, et comment ils procurent un avantage. D'amblée, l'auteur applique à ce livre les préceptes qu'il met en avant. Ainsi, c'est un livre relativement court (185 pages), découpé en chapitres d'une dizaine ou une quinzaine de pages, particulièrement facile à lire car illustré − au propre ou au figuré − d'exemples bien trouvés.

L'auteur n'est pas un inconnu. Professeur au MIT et web-designer de renom, il a une approche des choses très intéressante, qui combine l'esthétique, la technique et l'ergonomie.

Les principes de la simplicité

John Maeda décrit la simplicité suivant 10 lois et 3 clés.

Les lois sont (telles que listés dans le livre) :

  1. Réduction. Pour atteindre la simplicité, le mieux est la réduction méthodique.
  2. Organisation. Avec de l'organisation, un ensemble composé de nombreux éléments semble plus réduit.
  3. Temps. En économisant son temps, on a le sentiment que tout est plus simple.
  4. Apprentissage. La connaissance simplifie tout.
  5. Différences. La simplicité et la complexité ont besoin l'une de l'autre.
  6. Contexte. Ce qui se trouve à la périphérie de la simplicité n'est absolument pas périphérique.
  7. Émotion. Mieux vaut plus d'émotions que moins.
  8. Confiance. Dans la simplicité nous avons confiance.
  9. Échec. Certaines choses ne peuvent jamais être simplifiées.
  10. Loi cardinale. La simplicité consiste à soustraire ce qui est évident et à ajouter ce qui du sens.

Les clés :

  1. Au loin. Plus semble moins si l'on s'en tient éloigné, très éloigné.
  2. Ouverture. L'ouverture simplifie la complexité.
  3. Puissance. Se servir de moins, en tirer plus.

Au milieu de tout cela, il utilise une méthode qu'il nomme AMI, pour «Atténuer, Masquer, Insuffler». L'idée est qu'il est souvent possible de réduire la complexité perçue de quelque chose en diminuant son impact psychologique. Cela peut être atteint en réduisant sa taille ou la “surface” (au sens métaphorique du terme) de son interface avec nous ; ou encore cachant les éléments ou les fonctionnalités les plus complexes afin de mettre en avant un sous-ensemble plus simple à appréhender avant d'avoir besoin de plus ; enfin en transmettant à l'objet en question des qualités qui dépassent sa définition au sens littéral − si la qualité réelle et la qualité perçue se rejoignent, on simplifie et justifie les complexités sous-jacentes.

Utilité et application

Chaque loi est détaillée dans un chapitre qui lui est dédié. Je ne vais pas vous en faire une explication de texte détaillée, les descriptions de l'auteur, que j'ai repris ci-dessus sont suffisantes pour comprendre leur teneur (et devraient titiller votre intellect).

Le plus intéressant, c'est que ce livre reste général sans pour autant se perdre en généralités. Les principes élémentaires qu'il exprime peuvent être appliqués à des cas aussi différents que l'ergonomie d'un appareil électronique, le design d'un site web, la définition d'un business, la mise en place d'une méthode d'organisation personnelle, le déploiement d'une procédure professionnelle, ou l'amélioration d'une formation supérieure.
Même quand le propos de l'auteur semble partir dans des directions incongrues, il retombe sur ses pieds et délivre un message qui nous apporte quelque chose.

Le livre se termine par une bibliographie qui vous permettra d'approfondir certains aspects si vous le souhaitez.

Mon avis

À mon sens, ce livre devrait faire partie des ouvrages de référence que tout le monde devrait connaître. Que vous soyez informaticien ou non, que vous ayez à réfléchir à de nouveaux produits, que vous développiez un logiciel ou une entreprise, ou simplement si vous souhaitez réfléchir aux moyens de progresser personnellement, il vous apportera des réponses et vous fera méditer certaines choses dont vous n'aviez pas forcément conscience auparavant.

Même si vous n'en étiez pas convaincu avant de le lire, vous saurez après pourquoi il faut aller vers la recherche de la simplicité, et comment ce but peut être atteint.

Sachez enfin que John Maeda a créé un site pour accompagner le livre, du nom de LawsOfSimplicity.com. Si vous lisez l'anglais, allez y faire un tour. Même si aucune mise-à-jour n'y a été faite depuis un an et demi, il reste très enrichissant.

dimanche 30 mai 2010

Livre : Public Speaking in an instant

Comme vous le savez, j'ai présenté plusieurs conférences ces derniers mois. Cela m'a amené à m'intéresser aux livres traitant de la prise de parole en public. Comme pour n'importe quel autre sujet, il y a toujours quelque chose à apprendre ; même ceux qui se sentent naturellement à l'aise devant un auditoire peuvent bénéficier du retour d'expérience de ceux qui font ça fréquemment.

Parmi les différents livres auxquels je me suis intéressé, il y en a un que je veux vous conseiller : Public Speaking in an instant, 60 ways to stand up and be heard

Les qualités principales de ce livre :

  • Il est court, à peine 150 pages. Pas de bla-bla inutile, le style est simple et direct. On sent bien que les auteurs ont l'habitude de faire des présentations.
  • Il est pratique et utile. Ce n'est pas une énième ode au charisme de Steve Jobs ou un traité d'art graphique. Chacun des 60 mini-chapitres donne des explications, des astuces, des idées qui aident et inspirent quand on doit parler en public.

Le bouquin commence par expliquer comment aborder une audience. Puis explique comment construire son discours, comment préparer son introduction, capter l'attention dès le début d'une présentation, pimenter son propos, conduire une séance de questions-réponse, ... Il donne tout un tas de trucs et astuces : utiliser des jeux de rôles, faire participer l'audience, ajuster le ton et le volume de sa voix, amuser et motiver l'audience, et ainsi de suite.

Surtout, tout au long de ces chapitres, ce petit livre vous apprend à raconter une histoire qui captera l'attention de vos auditeurs. Bizarrement je n'avais rien trouvé de tel dans les autres livres que j'avais lu jusqu'ici.

Chose intéressante, certains chapitres sont consacrés à des aspects moins «glamours» (et donc souvent éludés) : Comment faire un toast lors d'un banquet, comment se comporter à la télévision ou à la radio, quelles sont les spécificités d'une vidéoconférence à distance, comment gérer les problèmes techniques, etc. C'est aussi ce qui en fait un traité presque universel sur le sujet. Et même si ces perspectives de vous concernent pas, cela reste des conseils judicieux à connaître et à adapter.

Si vous devez parler en public, ne serait-ce qu'une seule fois dans votre vie, et que vous voulez vous préparer un minimum, ne vous jetez pas sur tous les énormes livres qui existent sur le sujet. Commencez par celui-ci. Il est petit, rapide à lire, pas cher. On peut le garder dans le sac, pour y jeter un coup d'œil au dernier moment «au cas où».
Et si vous voulez appronfondir par la suite, il sera toujours temps de consulter d'autres ouvrages. Mais passer à côté de celui-ci serait une énorme erreur.

mercredi 18 novembre 2009

Découper les tâches comme un gnome

Peut-être connaissez-vous l'auteur anglais Terry Pratchett, connu ses romans de science-fiction et de fantasy à succès.

J'aime beaucoup son ouvrage Le grand livre des gnomes. Et entre autre, il contient une phrase toute simple, pensée par le héros principal :

“ Pour accomplir une tâche impossible, on la débite en petits bouts de tâches simplement très difficiles, qu'on divise ensuite en tâches horriblement pénibles, qu'on segmente à leur tour en travaux délicats et ainsi de suite... ”

Pour le coup, Masklinn (c'est le nom du gnome) se fait cette réflexion en réfléchissant à la manière de découper et ramener à sa tanière un rat qu'il vient de tuer... Mais c'est en appliquant la même méthode qu'il finit par sauver son peuple en l'emmenant dans l'espace.

Je répète sans cesse que les listes sont à la base de toute organisation personnelle. Mais avant même de pouvoir placer des tâches sur une liste, il faut déjà définir le niveau de granularité nécessaire.

Pourquoi découper

Trop souvent, j'ai vu des gens qui se satisfaisaient d'une todo-list contenant des tâches dont les intitulés résumaient à eux seuls un projet entier. C'est complètement insensé !
Ce type de comportement a plusieurs effets pervers :

  • On a une mauvaise vision de l'ensemble des actions nécessaires pour la réalisation du projet. Cela laisse la porte ouverte à de mauvaises interprétations. Arrivé aux trois-quart de la réalisation de la tâche, on peut découvrir qu'elle nécessite un développement imprévu, qui va durer à lui seul 3 fois plus longtemps que la tache initiale. Si on l'avait anticipé, cette tâche aurait peut-être été planifiée différemment, voire même abandonnée.
  • Cela participe à l'effet tunnel : Comme on ne sait pas précisément ce qu'il va falloir faire, il est impossible d'évaluer la charge de travail correctement. Ça va peut-être prendre 3 jours, peut-être 3 semaines...
  • Et quand on ne voit pas le bout d'un projet, on se démotive rapidement.

Comment découper

Si tout le monde s'accorde habituellement sur la nécessité de découper ses tâches, on ne sait pas toujours comment s'y prendre. Ce n'est pourtant que du bon sens :

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lundi 14 septembre 2009

Pas de productivité miracle

Il existe un grand nombre de soit-disant "méthodes", qui sont censées nous enseigner tout ce que nous avons besoin de savoir pour augmenter notre productivité de manière incroyable. Qu'ils s'agisse de livres ou de sites web, vous les trouverez sous des noms plus tentants les uns que les autres : "101 trucs pour booster votre productivité", "Travaillez à 400%", "Soyez 10 fois plus productif".

Évidemment, il existe des vraies méthodes d'organisation personnelle qui permettent d'augmenter notre efficacité et donc notre productivité, comme la très connue méthode GTD.

Il faut comprendre la différence entre ces deux approches.
Les méthodes d'organisation personnelle offrent des outils qui aident à faire les bons choix dans le traitement des tâches qui nous incombent. Elles se focalisent principalement sur la définition et l'identification des priorités, et le tri rapide des tâches. Leur efficacité est réelle, même si elle est inversement proportionnelle à l'organisation "naturelle" de la personne qui en applique les principes.

A contrario, les méthodes de "productivité miracle" font miroiter la possibilité de traiter plus de tâches sur la même période de temps.
Cela peut être atteint en agissant sur deux fronts : traiter les tâches plus rapidement, et réduire les périodes non consacrées au travail directement productif. C'est très honorable, et au final assez naturel quand on essaye d'optimiser notre productivité. Mais espérer multiplier sa productivité par 3, 4 ou 10, semble plutôt naïf.

  • La plupart du temps, quand on traite une tâche on le fait avec une efficacité relativement satisfaisante. Même s'il est toujours possible d'améliorer les choses (par exemple en supprimant les éléments perturbateurs, afin d'améliorer la concentration), il est souvent vain de vouloir traiter une tâche deux fois plus vite que d'habitude. On est surtout sûr de la traiter deux fois moins bien.
  • Réduire le temps non productif est une très bonne idée. Une partie de ce temps est nécessaire et relativement incompressible : tout le temps qu'on passe en formation (à en donner et à en recevoir), à réfléchir à des spécifications, à encadrer son équipe, ...
  • Reste le temps pendant lequel on se gratte la tête, on joue avec des trombones, on touille son café, on va lire le journal au toilettes... Hum. Même en imaginant que vous perdiez ainsi 2 heures par jour (grosse feignasse !), et en espérant diviser ce temps par trois − ce qui constitue déjà un bonne optimisation − vous ne gagnerez que 40 minutes par jour. On est loin de la productivité décuplée !

Donc oubliez les solutions miracles. Faites votre boulot posément et dans le bon ordre. Identifiez les urgences. Déléguez.

samedi 5 septembre 2009

Ne pas faire confiance à sa mémoire

Je vais le marteler une nouvelle fois : les listes sont la base de toute organisation, qu'elle soit personnelle ou d'équipe.

L'une des erreurs qu'on voit le plus souvent, que ce soit que les juniors que chez les gens désorganisés, est de faire confiance à sa mémoire.

Par exemple, un jeune développeur qui ne prend pas de notes. On lui donne 3 choses à faire pour la journée, et il revient le soir tout fier de lui. Malheureusement, il en a oublié une en cours de route.
Ou encore, un graphiste qui doit corriger une création, sans utiliser une buglist. Évidemment, il faut alors plusieurs itérations pour lui rappeler les petits détails qui lui ont déjà été remontés.
J'ai même vu une DRH qui n'avait établi aucune procédure, pensant avoir tout bien en tête. Régulièrement, il fallait lui rappeler qu'on était en attente d'un justificatif qu'elle n'avait pas préparé.

Le fondement de cette erreur, c'est qu'au moment où on reçoit une information, notre attention se focalise dessus. Elle remplit toutes nos "cases mémoire". On a naturellement l'impression qu'à tout moment cette donnée sera disponible dans un coin de notre tête.
Malheureusement, il faut composer avec 2 choses :

  • Chaque nouvelle information pousse les précédentes vers la sortie.
  • Les informations se périment en mémoire avec le temps, et toujours plus vite qu'on ne le croit.

La conjonction de ces deux facteurs fait qu'il est difficile de se souvenir de plusieurs choses bénignes (qui ne sont pas d'une importance marquante) plus de quelques heures d'affilée.

Dans certaines disciplines, comme en ergonomie ou en présentation, on considère habituellement qu'il ne faut pas présenter plus de 7 éléments à la fois. C'est la limite au-delà de laquelle le cerveau humain ne peut pas tout retenir instantanément. Une liste comportant plus de 7 choix demandera plusieurs lectures successives avant qu'une personne puisse s'en faire une représentation mentale.
Sachant cela, combien de ces 7 éléments vont s'envoler de votre mémoire avant la fin de la journée ?

La solution pour remédier à ce problème, c'est de noter toutes les informations qu'on ne peut pas traiter dans la seconde, et qui nécessitent une action. Ce ne sont pas les moyens qui manquent : dans un cahier, un outil de gestion de projet, une buglist, une feuille de papier volante, un wiki, etc.
C'est simple, c'est facile. Pas d'excuse.

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