L’affectif

Pour bien gérer les rapports entre les intervenants d’un projet, il est nécessaire de comprendre comment chaque personne fonctionne. Je vais ainsi vous brosser plusieurs portraits types. Évidemment, les collaborateurs avec qui vous devrez travailler ne colleront jamais complètement à ces portraits ; ou plutôt, chaque personne présente des aspects qui peuvent être assimilés à tel ou tel type. À vous de les comprendre et de vous adapter en conséquence.

L’affectif

Si j’ai choisi de commencer par ce profil, c’est parce que nous avons tous une part d’affectif en nous. C’est quelque chose que nous connaissons bien, mais que nous avons parfois du mal à reconnaître ou à accepter chez les autres.

Un « affectif » a tendance à réagir à l’instinct. Quand il a un bon moral, que tout semble se mettre en place favorablement autour de lui, il devient un travailleur efficace et très impliqué. Malheureusement, il suffit d’un petit grain de sable pour stopper la machine.
Un des facteurs les plus importants pour ce genre de personne, c’est la reconnaissance de sa valeur, et donc de son travail. Un affectif pourra se donner à fond, même pendant de longues périodes, tant qu’il sent que ses supérieurs lui en sont reconnaissants et qu’ils apprécient son travail. C’est souvent quelqu’un qui doit être motivé de manière positive continuellement.

À l’inverse, il suffit parfois d’une remarque pour que l’affectif se démotive complètement. Cela peut être juste une question légitime, au sujet d’un bout de code que vous ne comprenez pas ; il aura quand même l’impression que vous pensez qu’il a fait du mauvais boulot. Il existe alors 2 versions, qui aboutissent au même résultat :

  • L’affectif « combatif » décidera que vous avez tort, et travaillera moins ou moins bien par choix. C’est une manière de revendiquer.
  • L’affectif « démoralisé » se mettra à douter de ses capacités et commencera à cogiter, jusqu’à ne plus pouvoir travailler parce que son cerveau est trop occupé.

Approche globale ou pas-à-pas

Il y a plusieurs manières de mener une équipe. Je vais m’intéresser ici à la manière dont on communique pour suivre l’avancement des projets. Cette question est assez intéressante et complexe, car elle a des impacts sur la méthode de gestion de projet.

En fait, les gens peuvent être placés dans 2 grandes catégories :

  • Ceux qui veulent voir leurs projets de manière globale.
  • Ceux qui privilégient les petites avancées.

Je ne parle pas de la manière dont on choisit d’aborder les projets, mais plutôt comment on a tendance à réagir naturellement, comment on se sent mieux de travailler. Il y a des avantages et des inconvénients aux deux. Il est bon de savoir dans quelle mouvance on se situe et comment sont nos collègues, pour améliorer le travail d’équipe.

L’approche globale

Certaines personnes éprouvent le besoin vital de comprendre les projets dans leur globalité pour pouvoir travailler dessus. Ils ont souvent une bonne vision de l’ensemble des forces et des faiblesses d’un programme en cours de conception. Pour eux, le seul moyen raisonnable d’exécuter une tâche est de le faire de la bonne façon (ce qui pour eux signifie souvent d’y réfléchir pendant des mois pour être certain de prendre en compte tous les cas imaginables et inimaginables).

Le problème avec ces personnes, c’est qu’elles peuvent tomber dans l’immobilisme. Elles considèrent souvent qu’une réalisation incomplète ou imparfaite est pire que de ne rien faire. Et les tergiversations peuvent durer longtemps avant de définir la manière dont une tâche peut être effectuée suffisamment bien pour les satisfaire.

Le pas-à-pas

D’autres personnes, au contraire, sont capables de démarrer un projet très rapidement et de le faire avancer par évolutions successives. Ils ont une bonne idée du travail qui peut être réalisé en fonction des ressources disponibles à un instant donné, et connaissent souvent tous les petits détails techniques de leurs projets.

Par contre, ces personnes ont besoin d’être encadrées de près, car elles peuvent faire prendre à leurs projets des directions non souhaitables. Le souci, c’est que chaque petite amélioration peut sembler à la fois sensée et peu coûteuse.

Les réunions

Ah, les réunions… Suivant l’entreprise dans laquelle vous êtes, vous avez l’impression de ne pas en faire suffisamment ou au contraire d’en faire trop. J’ai connu les deux.

La recette

Voici les éléments-clés d’une réunion :

  • Un ordre du jour. Tous les participants à une réunion doivent savoir quel va en être le sujet. Cela peut être formalisé dans un email, ou être implicite si c’est une réunion qui se répète régulièrement. Mais si quelqu’un ne sait pas quel est le thème de la réunion à laquelle il se rend, pour pouvez vous attendre à une belle perte de temps.
  • Des participants. Oui, ça semble un peu bête. Mais pensez bien que toutes les personnes nécessaires aux prises de décisions doivent être présentes, sinon vous serez bon pour refaire une autre réunion par la suite. Évitez aussi les réunions où est conviée la moitié de l’entreprise « au cas où on aurait besoin d’eux » ; vous risquez surtout d’avoir des discussions sans fin qui s’éloignent du sujet, et des personnes qui perdent leur temps à se demander ce qu’elles font là. Si à un moment donné vous vous rendez compte que vous avez besoin de la présence d’une personne qui n’a pas été conviée, interrompez immédiatement la réunion pour aller chercher cette personne.
  • Des décisions claires. Trop souvent, les gens quittent une réunion parce qu’ils ont l’impression d’avoir fait le tour d’un sujet, ou par épuisement personnel. Il faut que les décisions prises à la fin de la réunion soient claires pour tous les participants. Si certains avis n’ont pas été tranchés, soyez clairs aussi sur cet état de fait, en notant éventuellement les impacts que cela peu avoir, et surtout en vous accordant sur les éléments qui empêchent de prendre la décision. S’il manque une analyse, notez à quelle date elle doit être terminée, et qui en est le responsable ; si la personne qui peut prendre la décision n’était pas présente ou n’a pas pu se décider, prévoyez immédiatement une prochaine réunion.
  • Un compte-rendu. Les décisions peuvent sembler claires en sortant de réunion, il n’en reste pas moins que chacun en gardera les souvenirs qu’il aura bien voulu mémoriser (ou qu’il aura daigné noter sur son cahier). Le seul moyen de s’assurer que la réunion sera suivie des effets prévus, c’est d’en rédiger un bilan qui sera envoyé à tous les participants. Impossible alors de se rétracter derrière le « Ah ? Je ne me souviens pas qu’on ait dit ça en réunion… ».

Choisir ou être choisi

Quand on a un poste de manager, que l’on doit gérer des personnes, il y a une notion qui peut parfois faire une grande différence : avoir été choisi pour occuper ce poste, ou choisir les personnes que l’on aura à gérer.

Choisir

C’est l’option la plus confortable. Vous arrivez au tout début d’un projet, à la création d’un service ou d’une entreprise. Saisissez cette grande opportunité ! Vous allez pouvoir faire les choses à votre manière.

Recrutement

Votre équipe est vide, il va falloir la constituer. Vous allez pouvoir choisir les personnes qui vont vous rejoindre. Même si je ne vais pas m’étendre sur le sujet pour le moment (il est trop vaste), il n’en reste pas moins que c’est le meilleur moyen d’entamer une collaboration. Vous allez choisir ces personnes ; dès l’embauche vous aurez commencé à tisser des liens privilégiés. Cela ne garantit pas le succès d’une collaboration, mais ça peut grandement la faciliter.

Méthodes de travail

Vous pouvez mettre en place les méthodes que vous voulez, soit parce que vous les avez déjà rodées, soit parce qu’elles vous semblent pertinentes. N’ayez pas peur ! Ce ne sont pas vos supérieurs qui s’y opposeront : ils seront très heureux de s’en remettre à vous, et plus vous montrerez votre dynamisme à ce niveau, plus ils vous feront confiance.