De geek à directeur technique

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mercredi 18 novembre 2009

Découper les tâches comme un gnome

Par Amaury le mercredi 18 novembre 2009, 12:55 - Organisation personnelle

Peut-être connaissez-vous l'auteur anglais Terry Pratchett, connu ses romans de science-fiction et de fantasy à succès.

J'aime beaucoup son ouvrage Le grand livre des gnomes. Et entre autre, il contient une phrase toute simple, pensée par le héros principal :

“ Pour accomplir une tâche impossible, on la débite en petits bouts de tâches simplement très difficiles, qu'on divise ensuite en tâches horriblement pénibles, qu'on segmente à leur tour en travaux délicats et ainsi de suite... ”

Pour le coup, Masklinn (c'est le nom du gnome) se fait cette réflexion en réfléchissant à la manière de découper et ramener à sa tanière un rat qu'il vient de tuer... Mais c'est en appliquant la même méthode qu'il finit par sauver son peuple en l'emmenant dans l'espace.

Je répète sans cesse que les listes sont à la base de toute organisation personnelle. Mais avant même de pouvoir placer des tâches sur une liste, il faut déjà définir le niveau de granularité nécessaire.

Pourquoi découper

Trop souvent, j'ai vu des gens qui se satisfaisaient d'une todo-list contenant des tâches dont les intitulés résumaient à eux seuls un projet entier. C'est complètement insensé !
Ce type de comportement a plusieurs effets pervers :

  • On a une mauvaise vision de l'ensemble des actions nécessaires pour la réalisation du projet. Cela laisse la porte ouverte à de mauvaises interprétations. Arrivé aux trois-quart de la réalisation de la tâche, on peut découvrir qu'elle nécessite un développement imprévu, qui va durer à lui seul 3 fois plus longtemps que la tache initiale. Si on l'avait anticipé, cette tâche aurait peut-être été planifiée différemment, voire même abandonnée.
  • Cela participe à l'effet tunnel : Comme on ne sait pas précisément ce qu'il va falloir faire, il est impossible d'évaluer la charge de travail correctement. Ça va peut-être prendre 3 jours, peut-être 3 semaines...
  • Et quand on ne voit pas le bout d'un projet, on se démotive rapidement.

Comment découper

Si tout le monde s'accorde habituellement sur la nécessité de découper ses tâches, on ne sait pas toujours comment s'y prendre. Ce n'est pourtant que du bon sens :

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samedi 5 septembre 2009

Ne pas faire confiance à sa mémoire

Par Amaury le samedi 5 septembre 2009, 17:45 - Organisation personnelle

Je vais le marteler une nouvelle fois : les listes sont la base de toute organisation, qu'elle soit personnelle ou d'équipe.

L'une des erreurs qu'on voit le plus souvent, que ce soit que les juniors que chez les gens désorganisés, est de faire confiance à sa mémoire.

Par exemple, un jeune développeur qui ne prend pas de notes. On lui donne 3 choses à faire pour la journée, et il revient le soir tout fier de lui. Malheureusement, il en a oublié une en cours de route.
Ou encore, un graphiste qui doit corriger une création, sans utiliser une buglist. Évidemment, il faut alors plusieurs itérations pour lui rappeler les petits détails qui lui ont déjà été remontés.
J'ai même vu une DRH qui n'avait établi aucune procédure, pensant avoir tout bien en tête. Régulièrement, il fallait lui rappeler qu'on était en attente d'un justificatif qu'elle n'avait pas préparé.

Le fondement de cette erreur, c'est qu'au moment où on reçoit une information, notre attention se focalise dessus. Elle remplit toutes nos "cases mémoire". On a naturellement l'impression qu'à tout moment cette donnée sera disponible dans un coin de notre tête.
Malheureusement, il faut composer avec 2 choses :

  • Chaque nouvelle information pousse les précédentes vers la sortie.
  • Les informations se périment en mémoire avec le temps, et toujours plus vite qu'on ne le croit.

La conjonction de ces deux facteurs fait qu'il est difficile de se souvenir de plusieurs choses bénignes (qui ne sont pas d'une importance marquante) plus de quelques heures d'affilée.

Dans certaines disciplines, comme en ergonomie ou en présentation, on considère habituellement qu'il ne faut pas présenter plus de 7 éléments à la fois. C'est la limite au-delà de laquelle le cerveau humain ne peut pas tout retenir instantanément. Une liste comportant plus de 7 choix demandera plusieurs lectures successives avant qu'une personne puisse s'en faire une représentation mentale.
Sachant cela, combien de ces 7 éléments vont s'envoler de votre mémoire avant la fin de la journée ?

La solution pour remédier à ce problème, c'est de noter toutes les informations qu'on ne peut pas traiter dans la seconde, et qui nécessitent une action. Ce ne sont pas les moyens qui manquent : dans un cahier, un outil de gestion de projet, une buglist, une feuille de papier volante, un wiki, etc.
C'est simple, c'est facile. Pas d'excuse.

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jeudi 3 septembre 2009

Simple GTD

Par Amaury le jeudi 3 septembre 2009, 21:22 - Organisation personnelle

Je vous ai déjà fait une introduction à la méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen. C'est une méthode d'organisation personnelle très efficace, mais qui réclame une discipline et une rigueur constantes, qui peuvent être usantes à la longue.

Je suis tombé il y a quelques temps sur un article très intéressant du site WebWorkerDaily, qui présente une alternative simplifiée. Cette alternative ne concerne que la partie de "tri" des tâches. Il semblerait qu'elle soit extraite du livre Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu'ils entreprennent de Stephen R. Covey.

Le tri de tâches GTD

Souvenez-vous, voici les étapes imposées par le GTD, pour trier les informations entrantes (et j'ai déjà pas mal simplifié les choses) : Getting Things Done - déroulement

Le tri de tâches simplifié

Maintenant, l'alternative évoquée sur WebWorkerDaily propose de trier les tâches suivant 4 possibilités simples :

  • UI : Urgent - Important
  • NUI : Non Urgent - Important
  • UNI : Urgent - Non Important
  • NUNI : Non Urgent - Non Important

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vendredi 5 juin 2009

Forcedo

Par Amaury le vendredi 5 juin 2009, 22:31 - Outils

ForceDo est un web-logiciel qui sert uniquement à gérer des listes de choses à faire. C'est une todo-list, tout simplement. Mais ForceDo intègre des fonctionnalités qui vous aident à traiter les tâches, ou plus précisément qui vous forcent à les exécuter. D'où le nom du service.

La création d'un compte est très simple. Une adresse email et un mot de passe, ou plus simplement un identifiant OpenId, et vous pouvez commencer immédiatement à ajouter vos tâches.

ForceDo - écran principal

L'organisation des tâches

En colonne de droite, vous avez les listes. Cela correspond à ce que d'autres sites appelleraient des "catégories" ; ce sont des groupes de tâches. Il est aussi possible de voir à tout moment l'ensemble des tâches créées.

Par défaut, on voit les tâches qui sont ouvertes. Les tâches déjà terminées (mais pas encore effacées) sont disponibles sous un second onglet.

Les tâches s'affichent par ordre de priorité temporelle. C'est-à-dire que les tâche dont la deadline est la plus proche s'affichent en premier, même si leur priorité générale est moins importante que les tâches dont la deadline est plus lointaine.

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dimanche 29 mars 2009

PlanZone

Par Amaury le dimanche 29 mars 2009, 20:15 - Outils

Augeo est un éditeur de logiciels parisien, spécialisé depuis plus de 15 ans dans les logiciels de gestion de projets et de portefeuilles de projets. En 2008, cette entreprise a lancé PlanZone, qui est un outil de gestion de projet collaborative sur le Web. Évidemment, ce logiciel entre en concurrence avec la référence du secteur (Basecamp), mais aussi avec les autres challengers (tel que Taskii). Nous allons voir comment il se défend.

Création de projet

La découverte de PlanZone est facilitée par un assistant qui vous guide dans la création d'un premier projet. C'est le premier logiciel de ce type qui me propose de choisir parmi plusieurs modèles de projet, ce qui a une influence sur les étapes de réalisation et le type de tâches à gérer.

Bizarrement, chaque projet doit avoir une date de début et une date de fin.

Information importante : Il est possible de créer un projet en important un fichier Microsoft Project. Je n'ai pas essayé cette fonctionnalité, mais j'imagine que cela doit être pratique pour les équipes qui veulent migrer vers une solution plus agile et collaborative.

Notions et fonctionnalités

Il y a plusieurs aspects qui interviennent dans l'utilisation de PlanZone :

  • L'unité de base est le projet. Comme je le disais plus haut, un projet a un titre, une description, une date de début et une date de fin. Le terme activité est aussi utilisé comme synonyme (c'est assez déstabilisant au début).
  • Un projet peut contenir des sous-activités, qui peuvent elles-mêmes avoir des sous-activités (le tout organisé de manière hiérarchique). On se retrouve donc à gérer des "activités" au sens large, qu'on peut assimiler à des projets et des sous-projets.
  • Une activité peut contenir :
    • des sous-activités (je viens de le dire) ;
    • des ressources, c'est-à-dire des personnes qui vont pouvoir intervenir sur les tâches, avec éventuellement un décompte du temps passé ;
    • des jalons, qui comportent un titre, une description, et une date prévue d'accomplissement ;
    • des tâches, qui comportent un titre, une description, une date butoir, une priorité (basse/normale/haute), et peuvent être affectées à des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs ;
    • des discussions, qui affichent les messages en ordre inversement chronologique (les plus récents en premier).

Affichages des informations

Une vue synthétique présente les principaux aspects d'un projet : le pourcentage de sa réalisation et de celles de ses différents jalons, et la liste des discussions qui s'y rapportent.

La grande force de PlanZone, c'est la vue par diagramme de Gantt. C'est une fonctionnalité très rare dans les logiciels de ce type, ce qui est bien dommage.

(image © planzone.com)

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