De geek à directeur technique

Le blog d'un geek devenu directeur technique

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mardi 27 juillet 2010

Ma méthode «musicale»

Je n'en ai jamais parlé sur ce blog, mais j'ai quelques activités en dehors de l'informatique et de l'entrepreneuriat. L'une d'elles est la musique. Je joue de la basse depuis l'âge de 16 ans, de la basse 6 cordes depuis 10 ans, et de la basse fretless depuis 2 ans. J'ai joué dans plusieurs groupes ; mon groupe actuel − Perpetual (e)motion − existe depuis 2002 et a sorti son premier album il y a peu de temps. C'est du métal progressif : l'énergie du métal avec une vraie recherche musicale.

Si, si, je vous jure, c'est vrai. La preuve en image : Concert

Il existe grosso modo deux manières d'aborder la musique : soit on rejoue la musique des autres, soit on invente la notre. Ce n'est pas antinomique ; la plupart des groupes, amateurs ou stars mondiales, jouent des reprises au milieu de leurs propres compositions.
J'ajouterais un cas supplémentaire auquel on ne pense pas forcément, celui de la composition en groupe. On se retrouve forcément à devoir jouer certaines parties qui ont été composées par un autre membre du groupe, et d'autres parties qui sont de notre propre fait.

Tout l'intérêt de la création de groupe, c'est justement l'équilibre et la mise en danger que l'on ressent quand on essaye de créer une œuvre qui transcende les individualités, tout en exprimant la créativité de chacun.

Les principes

Pour ma part, j'ai toujours abordé la musique en appliquant la même méthode. Elle tient en 3 principes simples :

  1. Simplifier. Quand il s'agit de musique, je suis un peu fainéant. Travailler une partition à la note près, je l'ai fait assez souvent pour savoir que j'en suis capable. Mais c'est fatiguant et castrateur. Alors la première chose que je fais − qu'il s'agisse d'une reprise ou d'une composition du groupe − est de simplifier les lignes de basse qui ont été écrites. J'en extraite la substance fondamentale, qui peut être la mélodie principale ou le groove de base de la chanson.
  2. Écouter. La simplification permet d'ajouter de l'espace, qui m'offre des options pour m'exprimer, composer mes propres variations sans dénaturer le morceau. Mais le seul moyen d'apporter ma pierre à l'édifice musical, c'est de trouver la bonne mélodie, de placer la note juste au bon moment. Et pour y arriver, je prend le temps d'écouter l'ensemble du morceau, j'essaye de sentir ce qui lui manque. En abordant une chanson avec une oreille neuve, en écoutant tous les instruments en même temps, on peut apprécier ce qu'on peut lui apporter.
  3. Improviser. Je n'ai malheureusement pas le temps de travailler longuement nos morceaux. Quand j'étais plus jeune, je travaillais mes lignes de basse tous les soirs, mais maintenant c'est bien plus difficile. Je répète toutes les semaines avec mon groupe. Je mets ce temps à profit pour expérimenter, pour essayer de nouvelles choses. Je me laisse aller à l'improvisation, mais ce n'est possible que parce que j'ai d'abord épuré les lignes de basse, puis pris le temps d'écouter. Quand une mélodie intéressante se dessine, je la ciselle en l'améliorant à chaque répétition.

Cette méthode est celle que je pratique depuis plusieurs années. Forcément, c'est plus facile quand on joue avec les mêmes personnes depuis 8, voire 10 ans. J'oscille entre le rôle ingrat habituellement réservé aux bassistes de rock (soutenir le rythme) et mes velléités mélodiques (en mettre plein partout). J'aime la basse car c'est un instrument à la fois harmonique et rythmique − c'est pour ça que la basse 6 cordes me convient si bien.

Bref, je me suis souvent demandé s'il y avait des enseignements à tirer de tout cela, applicables à mes activités professionnelles. Et je me suis rendu compte qu'au final c'est exactement la même chose avec les méthodes de travail.

La partition professionnelle

J'ai déjà dit sur ce blog que les méthodes de travail ne sont que des modèles théoriques, et qu'il faut savoir les adapter à nos besoins. Je me suis aperçu que, pour y arriver, j'utilisais le même cheminement que pour la musique.

  1. Simplifier. Appliquer telle quelle une méthode de travail à une entreprise ou un groupe de projet est quasi-impossible. Le plus important est de comprendre en quoi cette méthode est différente des autres, quels en sont les points spécifiques qui vous ont conduit à vouloir l'utiliser. Retirez le superflu et concentrez-vous sur l'essentiel.
  2. Observer. Mettre en place une organisation de travail, cela ressemble beaucoup à faire une greffe. Un rejet peut survenir à tout moment. Il faut donc observer attentivement, pour voir les points qui ne sont pas suivis, et comprendre pourquoi. Certaines fois, il faudra insister sur ces points-là, d'autres fois vous pourrez finalement les laisser de côté si leur adoption n'est pas générale.
  3. Adapter. Si vous avez pris le soin de bien observer votre entreprise, vos collaborateurs et vos projets, vous devriez sentir les problèmes qui vont apparaître. C'est simple : si vous avez l'impression qu'il manque une procédure ou que quelque chose est mal défini, c'est que la méthode est incomplète dans votre cas spécifique d'utilisation. Ajoutez donc ce qui manque, en vous inspirant de tout ce que vous pourrez trouver (y compris grâce à votre propre imagination). Vous voulez saupoudrer du Scrum sur un cycle en cascade ? Rien de vous en empêche. Vous souhaitez intégrer quelques principes de l'extrem programming sur un process basé sur un cycle en V ? Essayez !

L'improvisation et l'adaptation sont des qualités qui permettent aussi bien de composer une œuvre musicale que d'améliorer l'organisation d'une entreprise. Rien n'est monolithique, contrairement à ce qu'essayent de nous faire croire la plupart des livres qui traitent des méthodes de travail. Chaque situation est différente. En entreprise, l'arrivée d'un nouveau collaborateur ou la signature d'un nouveau client peuvent vous amener à revoir en profondeur vos manières de travailler. Oui, c'est un équilibre aussi précaire que ça.
Mais justement, c'est ça qui est fun. Quand vous avez des responsabilités, vous êtes toujours en train de vous assurer que l'équilibre est respecté, tentant d'anticiper les futures pertes d'équilibre.

Tout cela est évidemment très empirique. C'est ainsi que je fais les choses naturellement, mais c'est intéressant d'étudier la question, non ?

À propos de la théorie et de la pratique

Il y a un autre parallèle à faire entre mon parcours musical et le monde de l'entreprise, celui de la formation.

Quand j'ai commencé la basse, j'ai pris des cours avec un très bon professeur pendant près de 2 ans. Cela m'a permis de prendre de bonne habitudes, de m'améliorer rapidement, d'acquérir un socle solide de connaissances sur la théorie musicale.
À côté de ça, j'ai toujours joué dans des groupes. Le premier groupe dans lequel j'ai joué, cela faisait à peine 2 mois que je pratiquais la basse. Grâce à ça, j'ai pu aborder la musique sous un angle moins intellectuel. C'est ce qui m'a appris la souplesse de la musique : on peut jouer avec les règles, l'important c'est que ça sonne.

Je connais des musiciens qui ont appris uniquement par eux-même. Certains ont développé de mauvaises habitudes : des guitaristes qui ne savent pas faire autre chose qu'un accord en quinte, des batteurs qui ne savent pas accorder leur batterie (oui, les batteries s'accordent) ni battre une mesure en 16/8. D'autres ont atteint une très bon niveau, mais cela leur prend plus de temps que s'ils avaient suivi une formation factuelle.
Je connais aussi des musiciens qui ont fait un parcours très complet en conservatoire, sans jamais sortir des «sentiers battus». Certains sont incapables de composer, ou même de participer à une composition. Beaucoup n'en ont même pas envie, ayant été formatés par des années à jouer une musique dite parfaite dont les œuvres ont plus de 200 ans (vision sclérosante des choses, non ?).

Les meilleurs musiciens avec qui j'ai joué ont suivi des cours, parfois en conservatoire, parfois pendant plus de 10 ans, mais toujours associés à des activités de composition seul et en groupe.
J'ai tendance à voir les choses un peu de la même manière concernant la formation des informaticiens. Faire des études longues, c'est bien ; y associer des stages, c'est mieux.

L'informatique est encore une sorte d'El Dorado ; chacun peut s'y lancer, développer ses propres compétences et en faire une activité commerciale. Ce n'est pas réglementé comme certaines professions (médicales, notamment).
J'ai rencontré pas mal d'autodidactes complets qui avaient un niveau technique incroyable. Mais il leur manquait souvent la capacité à analyser un problème jamais rencontré jusque là. Lorsqu'il fallait raisonner au niveau algorithmique, trouver par eux-même des solutions innovantes, ce n'était pas toujours évident.
J'ai connu aussi de jeunes informaticiens particulièrement brillants, des cerveaux qui avaient fait de longues études théoriques. Il leur manquait souvent la vision réaliste des choses qui leur permettrait de faire les bons choix. Par exemple, j'ai connu un gars très intelligent, qui voulait développer un code basé sur un algorithme génétique ; mais ce qu'on lui demandait, c'était juste un parseur (un peu compliqué comme parseur, certes ; mais il lui a fallu moins de temps pour tester et comparer les 3 ou 4 algorithmes possiblement utilisables que pour de mettre en place son algo génétique).

Il y a toujours des gars qui font des études purement théoriques et qui deviennent de vraies machines à apprendre. En sortant d'école ils ne savent rien faire, mais donnez-leur un peu de temps et d'expérience et ils atteignent des sommets. Ça existe, mais ce n'est pas courant.
De la même manière, rien n'empêche un autodidacte d'atteindre un niveau exceptionnel en prenant en main sa propre formation. Là aussi, c'est rare mais ça arrive.

Pour se donner les meilleures chance, il faut donc associer les aspects théoriques et pratiques. Mais j'espère que c'était déjà évident pour tout le monde.

jeudi 11 février 2010

Le «harcèlement positif» comme méthode de travail

Il y a environ un an, je vous parlais du logiciel Action Method. Il propose une fonctionnalité «nagging», qui permet de rappeler au responsable d'une tâche que celle-ci réclame une attention particulière ou une exécution rapide.
J'aime bien cette fonction toute simple mais très utile. J'ai implémenté la même chose dans l'outil de gestion de projets qu'on utilise en interne dans mon entreprise, et je pense l'inclure au projet Skriv.

Les leviers de productivité

Avec le temps, je me suis rendu compte que je me servais − et je ne suis pas le seul − du «harcèlement» comme d'une manière normale de travailler. Non pas que je harcèle les gens avec qui je bosse (c'est puni par la loi !), mais je les incite à me harceler.

Je m'explique : De par mon poste de directeur technique, je suis amené à réaliser un certain nombre de choses par moi-même, mais une part importante de mon travail est de permettre aux autres de travailler. Que ce soit en débloquant un développeur qui reste scotché sur un bug, en aidant l'administrateur sur des tâches IT, en discutant de spécifications avec un chef de projet, en organisant les procédures d'une équipe, ... je passe plus de la moitié de mon temps à “mettre de l'huile dans les rouages“.
C'est un calcul simple à faire : Cette vingtaine de personnes, si je peux faire quelque chose pour la rendre plus productive, elle générera plus de résultats que si je me concentre uniquement sur mes tâches. Et même si je ne réussis qu'à améliorer la productivité de 3 personnes, ça en vaudra la peine.

Petit aparté : Cette manière de faire peut être dangereuse si on ne la maîtrise pas. Il ne faut pas devenir le point de passage obligatoire pour toutes les réalisations, sinon on se transforme en goulot d'étranglement. Au lieu de rendre les gens plus productifs, on ralentit au contraire leur travail.

Priorités vs réactivité

Malheureusement, devenir un tel «point central» fait qu'il y a souvent un défilement incessant de personnes qui viennent me demander quelque chose. Parfois c'est juste pour avoir une info ou pour me demander mon avis avant de prendre une décision, d'autres fois c'est pour me demander de réaliser une opération qui va prendre plus de temps.

Au début, je notais les requêtes au fur et à mesure qu'elles arrivaient, en utilisant ma todo-list personnelle, ou notre buglist ou notre logiciel de gestion des tâches. Mais ça ne fonctionnait pas. Les requêtes s'empilaient sans que les demandeurs ne fassent l'effort de réfléchir aux priorités de leurs demandes. Je les traitais suivant leur ordre d'arrivée et non pas suivant leur importance ; j'étais dans la réaction et pas dans la planification.
Évidemment, j'aurais pu simplifier les choses en répondant à chaque demande «Tu as créé un ticket dans la buglist ?», et attendre le lendemain pour revoir l'ordre de priorité de toutes les tâches en attente. Mais perdre en réactivité n'est pas la bonne réponse à un problème d'identification des priorités.

Le harcèlement positif

Au final, quand quelqu'un a besoin de moi, il y a 3 scénarii :

  1. Je suis occupé à faire quelque chose d'important et long. Je demande de revenir plus tard, mais je m'informe quand même de l'importance de la demande (au cas où).
  2. Je suis occupé, mais je n'en ai plus que pour 2 minutes. Je demande à la personne de s'asseoir à côté de moi et d'attendre que j'ai fini. Quand les demandes ne sont pas si importantes que ça, les gens n'ont naturellement pas la patience d'attendre. Ils agissent comme si j'allais systématiquement m'arrêter de travailler pour traiter leurs requêtes dans la seconde ; mais si on leur demande à eux d'attendre, ils y réfléchissent à 2 fois.
  3. Il y a déjà plusieurs personnes qui font le pied de grue pour utiliser mon «temps machine». Dans ce cas, on évalue collégialement les priorités. Mais il y a un effet naturel qui s'ajoute : Lorsque quelqu'un attend depuis longtemps, il fait ce qu'il faut pour ne pas continuer à attendre ; soit il finit par abandonner (ce n'était pas si important finalement), soit il réussit à nous convaincre de l'importance de sa demande.

Quand quelqu'un a réussi à m'atteindre (si je puis dire), je lui demande de rester assis à côté de moi pendant tout le temps que je vais prendre pour réaliser ce qu'il me demande. Ceci est valable pour toutes les tâches «normales». Si une tâche va me prendre plusieurs heures, je l'intègre à ma todo-list globale.
On pourrait s'étonner du fait que je force des non-techniciens à rester près de moi, même quand je ne fais qu'exécuter des actions techniques. Pourtant, c'est justement ce qui fait que cela fonctionne :

  • Si la personne s'en va, il y a de gros risques que quelqu'un d'autre arrive juste derrière et me fasse travailler immédiatement sur une tâche plus urgente. Cela a moins de chances d'arriver si je suis visiblement occupé avec une autre personne.
  • Si la personne qui me demande quelque chose ne peut pas rester avec moi, si elle a plus important à faire que de s'assurer que je m'en occupe rapidement, c'est sûrement que ce qu'elle me demande n'est pas très important. Ou en tout cas, cela veut dire que j'ai moi aussi d'autres tâches plus importantes dont il faut que je m'occupe.
  • En gardant les requérants auprès de moi, je peux leur donner les informations qui leur permettront d'être indépendants la prochaine fois. Si par contre je m'en charge toujours de A à Z, tout seul dans mon coin, il n'y a aucune chance qu'ils montent en compétence.
  • Au moment où la tâche est terminée, ils en ont aussitôt un statut exact et complet. Il n'y a pas de tergiversation, il n'y a pas de perte d'information à cause d'une communication incomplète.

Qu'en penser ?

Je suis conscient de l'aspect complètement empirique de cette manière de travailler. Peut-être qu'elle ne peut pas s'appliquer à toutes les personnes ni à toutes les situations. Mais je l'ai vu fonctionner à maintes reprises, et ça fonctionne dans mon entreprise.

D'une certaine manière, cela me rappelle certains aspects de la méthode Getting Real de 37signals. Entre autres son paragraphe Start With No. On peut y retrouver des notions similaires :

  • On doit parfois ajouter des contraintes pour devenir plus efficace.
  • Les idées importantes finissent toujours par se faire entendre. Sans système de filtrage, c'est la cacophonie.

mercredi 18 novembre 2009

Découper les tâches comme un gnome

Peut-être connaissez-vous l'auteur anglais Terry Pratchett, connu ses romans de science-fiction et de fantasy à succès.

J'aime beaucoup son ouvrage Le grand livre des gnomes. Et entre autre, il contient une phrase toute simple, pensée par le héros principal :

“ Pour accomplir une tâche impossible, on la débite en petits bouts de tâches simplement très difficiles, qu'on divise ensuite en tâches horriblement pénibles, qu'on segmente à leur tour en travaux délicats et ainsi de suite... ”

Pour le coup, Masklinn (c'est le nom du gnome) se fait cette réflexion en réfléchissant à la manière de découper et ramener à sa tanière un rat qu'il vient de tuer... Mais c'est en appliquant la même méthode qu'il finit par sauver son peuple en l'emmenant dans l'espace.

Je répète sans cesse que les listes sont à la base de toute organisation personnelle. Mais avant même de pouvoir placer des tâches sur une liste, il faut déjà définir le niveau de granularité nécessaire.

Pourquoi découper

Trop souvent, j'ai vu des gens qui se satisfaisaient d'une todo-list contenant des tâches dont les intitulés résumaient à eux seuls un projet entier. C'est complètement insensé !
Ce type de comportement a plusieurs effets pervers :

  • On a une mauvaise vision de l'ensemble des actions nécessaires pour la réalisation du projet. Cela laisse la porte ouverte à de mauvaises interprétations. Arrivé aux trois-quart de la réalisation de la tâche, on peut découvrir qu'elle nécessite un développement imprévu, qui va durer à lui seul 3 fois plus longtemps que la tache initiale. Si on l'avait anticipé, cette tâche aurait peut-être été planifiée différemment, voire même abandonnée.
  • Cela participe à l'effet tunnel : Comme on ne sait pas précisément ce qu'il va falloir faire, il est impossible d'évaluer la charge de travail correctement. Ça va peut-être prendre 3 jours, peut-être 3 semaines...
  • Et quand on ne voit pas le bout d'un projet, on se démotive rapidement.

Comment découper

Si tout le monde s'accorde habituellement sur la nécessité de découper ses tâches, on ne sait pas toujours comment s'y prendre. Ce n'est pourtant que du bon sens :

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dimanche 15 novembre 2009

Communication et productivité : synonymes ou antonymes ?

Je suis assez étonné et amusé de remarquer qu'il existe des "courants de pensée" assez contradictoires concernant les méthodes à employer pour maximiser sa productivité personnelle. Certaines solutions proposées sont un peu extrêmes dans leur propos et revendiquent leur manque de nuance. Qu'elles soient le résultat d'une démarche personnelle et la dernière méthode à la mode, il semblerait que leur adoption doit être obligatoirement sans demi-mesure...

La sur-communication

Je vais commencer par vous parler de ce qu'on appelle l'«Entreprise 2.0». Derrière ce terme un peu brumeux (et repompé du «Web 2.0») se cache un ensemble de pratiques qui ont pour but d'amener les plate-formes de travail en entreprise vers des pratiques plus participatives, plus “organiques” − quoi que cela veuille dire.

Si on regarde bien, cette démarche a été entamée il y a un bon nombre d'années déjà, lorsque les entreprises ont commencé à migrer leurs gestions documentaires simplistes (partage de documents en réseau) ou difficiles d'accès (GED de premières générations) par des intranets intégrant wikis, blogs et bookmarks partagés. Et il faut bien avouer qu'en procédant ainsi, l'accès à l'information est devenu plus facile et leur mise à jour est plus fréquente.
Rapprocher l'information de ceux qui en ont besoin, tout en leur permettant de la modifier facilement, permet de rendre celle-ci moins "monolithique".

C'est un bon exemple de cas où ce sont les outils qui ont amené un changement d'utilisation en douceur, ce qui n'aurait pu être fait par un changement d'organisation et de process.

Certains partisans de l'«Entreprise 2.0» veulent pousser ce concept beaucoup plus loin. Pour faire simple, Facebook et Twitter sont des outils super géniaux (et surtout particulièrement à la mode en ce moment), il faut à tout prix généraliser et codifier leur utilisation. Ils théorisent donc sur le fait que la prochaine étape est d'avoir des collaborateurs qui communiquent de manière proactive, informent leurs collègues de ce qu'ils font et à quoi ils réfléchissent, en utilisant des canaux de micro-information propres à l'entreprise.

La sous-communication

A contrario, un bon nombre de méthodes d'organisation personnelle obligent à fermer les vannes de l'information entrantes. Qu'il s'agisse du téléphone (toujours laisser le répondeur gérer les appels), des emails (à ne lire qu'une à deux fois par jour) ou des réunions (à éviter comme la peste), l'idée est la même : Ce sont des sources de distraction qui empêchent de se concentrer sur les tâches qui réclament notre attention. Éliminer les sources de distraction permet donc, par un effet mécanique, de consacrer plus de temps à faire du travail "utile", et donc de devenir plus productif.

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lundi 14 septembre 2009

Pas de productivité miracle

Il existe un grand nombre de soit-disant "méthodes", qui sont censées nous enseigner tout ce que nous avons besoin de savoir pour augmenter notre productivité de manière incroyable. Qu'ils s'agisse de livres ou de sites web, vous les trouverez sous des noms plus tentants les uns que les autres : "101 trucs pour booster votre productivité", "Travaillez à 400%", "Soyez 10 fois plus productif".

Évidemment, il existe des vraies méthodes d'organisation personnelle qui permettent d'augmenter notre efficacité et donc notre productivité, comme la très connue méthode GTD.

Il faut comprendre la différence entre ces deux approches.
Les méthodes d'organisation personnelle offrent des outils qui aident à faire les bons choix dans le traitement des tâches qui nous incombent. Elles se focalisent principalement sur la définition et l'identification des priorités, et le tri rapide des tâches. Leur efficacité est réelle, même si elle est inversement proportionnelle à l'organisation "naturelle" de la personne qui en applique les principes.

A contrario, les méthodes de "productivité miracle" font miroiter la possibilité de traiter plus de tâches sur la même période de temps.
Cela peut être atteint en agissant sur deux fronts : traiter les tâches plus rapidement, et réduire les périodes non consacrées au travail directement productif. C'est très honorable, et au final assez naturel quand on essaye d'optimiser notre productivité. Mais espérer multiplier sa productivité par 3, 4 ou 10, semble plutôt naïf.

  • La plupart du temps, quand on traite une tâche on le fait avec une efficacité relativement satisfaisante. Même s'il est toujours possible d'améliorer les choses (par exemple en supprimant les éléments perturbateurs, afin d'améliorer la concentration), il est souvent vain de vouloir traiter une tâche deux fois plus vite que d'habitude. On est surtout sûr de la traiter deux fois moins bien.
  • Réduire le temps non productif est une très bonne idée. Une partie de ce temps est nécessaire et relativement incompressible : tout le temps qu'on passe en formation (à en donner et à en recevoir), à réfléchir à des spécifications, à encadrer son équipe, ...
  • Reste le temps pendant lequel on se gratte la tête, on joue avec des trombones, on touille son café, on va lire le journal au toilettes... Hum. Même en imaginant que vous perdiez ainsi 2 heures par jour (grosse feignasse !), et en espérant diviser ce temps par trois − ce qui constitue déjà un bonne optimisation − vous ne gagnerez que 40 minutes par jour. On est loin de la productivité décuplée !

Donc oubliez les solutions miracles. Faites votre boulot posément et dans le bon ordre. Identifiez les urgences. Déléguez.

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