Skriv : Les listes

(ce billet fait partie d’un ensemble consacré au projet Skriv)

Comme vu précédemment, l’une des fonctionnalités de base de Skriv sera la possibilité d’y ajouter des listes.

J’imagine globalement 3 types de listes (les éléments en italique sont optionnels) :

  • minimales : La liste a juste un titre. Chaque entrée de liste ne contient qu’un titre et une description. Utile pour prendre des notes, ou pour faire une checklist.
  • simples : La liste a un titre, une date de début et une date d’échéance. Chaque entrée de liste contient un titre, un état (à faire / fait) et une description. Utile pour lister rapidement les tâches d’un sous-projet.
  • complètes : La liste a un titre, une date de début et une date d’échéance. Chaque entrée de liste contient un titre, un état (à faire / fait), une description, une importance (basse, moyenne, haute, critique), un responsable, une date d’échéance, un état d’avancement (en pourcentage). Utiles pour faire une vraie todo-list ou une buglist.

Quelques fonctionnalités sont générales à tous les types de listes :

  • Les entrées de liste peuvent être déplacés les unes par rapport aux autres par drag and drop. Idéalement (en fonction de la complexité technique) une entrée de liste pourra être déplacée d’une liste à une autre par drag and drop ; elle s’adaptera alors aux caractéristiques de la liste qui la réceptionnera.
  • On enregistre la date de création et le nom de l’utilisateur qui a créé l’entrée de liste. Ces informations seront disponibles (par exemple dans une infobulle).
  • Les descriptions associées aux entrées de liste utilisent une syntaxe Wiki.
  • Il est possible d’ajouter des commentaires aux entrées de liste. Le commentaires utilisent une syntaxe Wiki.
  • Il est possible d’ajouter des pièces-jointes aux entrée de liste et aux commentaires. Les pièces-jointes peuvent être des fichiers déjà présents sur le partage, des fichiers que l’on uploade à ce moment-là, des emails, des URLs.
  • Les entrées de liste avec un état (à faire/fait) ont une case à cocher devant leur titre. Quand on clique sur la case à cocher, le titre est barré, et l’entrée est déplacée en fin de liste. En décochant la case, le titre n’est plus barré, et l’entrée est déplacée à la fin des tâches « à faire » (au-dessus des tâches « faites »).
  • Les entrées de liste ayant un responsable possèdent une fonctionnalité de «harcèlement», qui sert à envoyer un message au responsable.

Ma vision

La plupart des outils de gestion de projet proposent une liste de tâches ; certains y ajoutent une buglist en plus. Les logiciels orientés « diagramme de Gantt » découpent les projets en sous-projets, qui sont eux-mêmes constitués de tâches.

Dans l’outil que j’utilise actuellement dans mon entreprise, nous avons aussi une todo-list et une buglist séparées. La todo-list est linéaire, elle contient une suite de tâches dont on peu définir un certain nombre de paramètres (responsable, avancement, criticité, urgence, deadline, …). Malheureusement, le concept de “sous-projet” manque, ce qui oblige souvent à créer des tâches dont la description contient une liste de sous-tâches.

Pour Skriv, j’imagine que l’on créera plusieurs listes pour créer autant de sous-projets. Pourquoi alors ne pas directement appeler ça des «sous-projets» ? Parce que ça me semble peu flexible. Dans certains cas, on voudra gérer plusieurs listes, sans les associer à une notion de sous-projet.
Je veux que ce soit l’outil qui s’adapte à notre vision, et non l’inverse. Si on veut signifier des choses différentes, il suffira d’utiliser l’outil de manière différente. C’est quand même mieux que d’être obligé à faire tenir nos propres concepts à l’intérieur de ceux de l’outil.

Qu’en pensez-vous ?

Manymoon

Manymoon est un web-logiciel de gestion de projet. Il a fait un peu parler de lui ces derniers jours, suite à l’ouverture de la plateforme Google Apps à des applications tiers ; Manymoon y est montré en exemple d’application très utile pour les entreprises qui utilisent Google Apps.

Il n’en reste pas moins que Manymoon peut s’utiliser directement, sans passer par la plate-forme de Google.

Fonctionnalités

Manymoon est à la base assez classique dans son approche : On y crée des projets, auxquels on peut ensuite ajouter des éléments.

Tâches : Chaque tâche possède au minimum un titre, et on peut y ajouter une pièce-jointe (voir plus loin), un ordre de priorité, une date limite (voir plus loin), des tags, et un commentaire. Les tâches sont ensuite listée de manière à pouvoir facilement ajouter des commentaires, réassigner la tâche ou la remettre à plus tard. L’édition d’une tâche se fait en cliquant sur son titre, ce qui fait apparaître une pop-up contenant tous les champs modifiables.

Manymoon - Tâches

(image © Manymoon)

Jalons : Il est possible de créer des jalons, constitués d’un titre et d’une date limite. Ils agissent comme des groupes de tâches, permettant de voir d’un coup d’œil les grandes étapes d’un projet. On déplace les tâches d’un jalon à l’autre (ou en-dehors de tout jalon) par drag’n drop.

Manymoon - Jalons

(image © Manymoon)

Micro-blogging : C’est à la mode, et c’est au centre de l’utilisation de l’outil. Il est possible d’ajouter facilement des messages, en y ajoutant une pièce-jointe, un lien ou un événement. Il est aussi possible de juste signifier que l’on travaille sur un projet, voire une tâche. Ces messages s’affichent dans le “bulletin” du projet, qui affiche en plus toutes les actions effectuées (ajout ou modification de tâche, création de jalon, etc.).

Manymoon - MicroBlog

(image © Manymoon)

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Découper les tâches comme un gnome

Peut-être connaissez-vous l’auteur anglais Terry Pratchett, connu ses romans de science-fiction et de fantasy à succès.

J’aime beaucoup son ouvrage Le grand livre des gnomes. Et entre autre, il contient une phrase toute simple, pensée par le héros principal :

“ Pour accomplir une tâche impossible, on la débite en petits bouts de tâches simplement très difficiles, qu’on divise ensuite en tâches horriblement pénibles, qu’on segmente à leur tour en travaux délicats et ainsi de suite… ”

Pour le coup, Masklinn (c’est le nom du gnome) se fait cette réflexion en réfléchissant à la manière de découper et ramener à sa tanière un rat qu’il vient de tuer… Mais c’est en appliquant la même méthode qu’il finit par sauver son peuple en l’emmenant dans l’espace.

Je répète sans cesse que les listes sont à la base de toute organisation personnelle. Mais avant même de pouvoir placer des tâches sur une liste, il faut déjà définir le niveau de granularité nécessaire.

Pourquoi découper

Trop souvent, j’ai vu des gens qui se satisfaisaient d’une todo-list contenant des tâches dont les intitulés résumaient à eux seuls un projet entier. C’est complètement insensé !
Ce type de comportement a plusieurs effets pervers :

  • On a une mauvaise vision de l’ensemble des actions nécessaires pour la réalisation du projet. Cela laisse la porte ouverte à de mauvaises interprétations. Arrivé aux trois-quart de la réalisation de la tâche, on peut découvrir qu’elle nécessite un développement imprévu, qui va durer à lui seul 3 fois plus longtemps que la tache initiale. Si on l’avait anticipé, cette tâche aurait peut-être été planifiée différemment, voire même abandonnée.
  • Cela participe à l’effet tunnel : Comme on ne sait pas précisément ce qu’il va falloir faire, il est impossible d’évaluer la charge de travail correctement. Ça va peut-être prendre 3 jours, peut-être 3 semaines…
  • Et quand on ne voit pas le bout d’un projet, on se démotive rapidement.

Comment découper

Si tout le monde s’accorde habituellement sur la nécessité de découper ses tâches, on ne sait pas toujours comment s’y prendre. Ce n’est pourtant que du bon sens :

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Simple GTD

Je vous ai déjà fait une introduction à la méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen. C’est une méthode d’organisation personnelle très efficace, mais qui réclame une discipline et une rigueur constantes, qui peuvent être usantes à la longue.

Je suis tombé il y a quelques temps sur un article très intéressant du site WebWorkerDaily, qui présente une alternative simplifiée. Cette alternative ne concerne que la partie de « tri » des tâches. Il semblerait qu’elle soit extraite du livre Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent de Stephen R. Covey.

Le tri de tâches GTD

Souvenez-vous, voici les étapes imposées par le GTD, pour trier les informations entrantes (et j’ai déjà pas mal simplifié les choses) : Getting Things Done - déroulement

Le tri de tâches simplifié

Maintenant, l’alternative évoquée sur WebWorkerDaily propose de trier les tâches suivant 4 possibilités simples :

  • UI : Urgent – Important
  • NUI : Non Urgent – Important
  • UNI : Urgent – Non Important
  • NUNI : Non Urgent – Non Important

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Forcedo

ForceDo est un web-logiciel qui sert uniquement à gérer des listes de choses à faire. C’est une todo-list, tout simplement. Mais ForceDo intègre des fonctionnalités qui vous aident à traiter les tâches, ou plus précisément qui vous forcent à les exécuter. D’où le nom du service.

La création d’un compte est très simple. Une adresse email et un mot de passe, ou plus simplement un identifiant OpenId, et vous pouvez commencer immédiatement à ajouter vos tâches.

ForceDo - écran principal

L’organisation des tâches

En colonne de droite, vous avez les listes. Cela correspond à ce que d’autres sites appelleraient des « catégories » ; ce sont des groupes de tâches. Il est aussi possible de voir à tout moment l’ensemble des tâches créées.

Par défaut, on voit les tâches qui sont ouvertes. Les tâches déjà terminées (mais pas encore effacées) sont disponibles sous un second onglet.

Les tâches s’affichent par ordre de priorité temporelle. C’est-à-dire que les tâche dont la deadline est la plus proche s’affichent en premier, même si leur priorité générale est moins importante que les tâches dont la deadline est plus lointaine.

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Retrospectiva

Retrospectiva est un web-logiciel de gestion de projets. Placé sous licence libre, il n’est pas possible de l’utiliser « directement » ; par contre, il est téléchargeable gratuitement et s’installe assez facilement sur n’importe quel système de type Unix (Linux, Mac OS X, BSD, …) pour peu que vous ayez un minimum de connaissances en administration de serveur.
Ce mode de fonctionnement est similaire à ce qu’on peut trouver du côté de Collabtive.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités de Retrospectiva sont réparties en deux groupes : les fonctions de base, et celles qui sont apportées par des plug-ins.

Fonctions de base :

  • Gestion de tickets.
  • Revue de code.
  • Gestion de versions, avec deadlines et étapes d’avancement.

Fonctions additionnelles :

  • Wiki.
  • Blog.
  • Gestion de projet adaptée à la méthode Scrum.

On peut considérer que les fonctionnalités apportées par les plug-ins font parties intégrantes du logiciel. Parce que, de nos jours, un outil de gestion de projet qui ne contient même pas un wiki, c’est trop limité pour être intéressant.

Gestion de tickets

(image © retrospectiva.org)

Les tickets de Retrospectiva permettent de gérer aussi bien l’affectation de tâches (au sens classique du terme) que les relevés de bugs. C’est un des rares logiciels qui fournisse un système de gestion des tâches qui peut aussi convenir à la gestion des bugs, sans que l’ergonomie n’en souffre.

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Gantter

Gantter est un logiciel de gestion de projets très étrange. C’est un outil web, mais il offre les fonctionnalités basiques (les plus utiles) de Microsoft Project. Il ne faut pas y chercher la moindre capacité de travail collaboratif. En plus de cela, il n’y a pas besoin de se créer un compte pour l’utiliser : connectez-vous sur le site, et vous tombez immédiatement sur l’interface du logiciel. Quand vous avez terminé, vous sauvegardez et enregistrez en local un fichier que vous pourrez réimporter par la suite.

(image © Gantter.com)

Les fonctions sont celles qu’on attend :

  • Créer des tâches et gérer leur état d’avancement.
  • Créer des ressources (humaines et matérielles), les affecter aux tâches et gérer leurs calendriers.
  • Gérer les priorités des tâches et leurs dépendances les unes par rapport aux autres.
  • Définir des jalons et des deadlines.
  • Afficher le planning sous forme de diagramme de Gantt.

À cela s’ajoutent un import/export au format Microsoft Project, qui facilite la transition pour les équipes qui l’utilisent et qui souhaitent changer. Il faut noter que l’interface est traduite en français ; si votre navigateur est correctement configuré, tout s’affichera automatiquement dans votre langue.

Au premier abord, Gantter semble être un outil très sympatique. On ajoute des tâches, on les ordonne, on les trie, en gère leur avancement. Et l’affichage du Gantt est facilement compréhensible par tout le monde. Cela paraît être le complément idéal pour des outils qui n’offrent pas de visualisation graphique des tâches, comme Basecamp, Taskii ou Collabtive.

Mais après l’avoir utilisé un peu, on finit par y trouver plus d’inconvénients que d’avantages. Principalement, je lui reproche le manque d’édition « à la souris ». Chaque fois que l’on veut modifier une tâche, il faut cliquer dessus et éditer des valeurs au clavier. C’est affreux, alors qu’on voudrait pouvoir déplacer les tâches à la souris ; on voudrait changer leur durée ou leur ordre en un simple cliqué-déplacé. Ce serait facile et rapide ; mais là, on est sans cesse freiné.

Sans parler de quelques bugs mineurs. Je n’ai pas réussi à créer de résumé de tâches (pourtant indiqué dans la documentation)

En l’état actuel des choses, il est donc difficile d’utiliser Gantter pour un réel usage professionnel. Mais c’est un service encore assez jeune, qui a le potentiel pour s’améliorer rapidement. L’idée initiale est assez bien trouvée, reste à voir vers quoi elle va conduire

Edit du 26 mai

Après avoir échangé quelques emails avec Volodymyr Mazepa, le créateur de Gantter, il apparaît que la création de résumés de tâches est très simple. Il suffit d’indenter les sous-tâches. La tâche « parente » devient alors un résumé.

5pm

Dans le groupe des logiciels de gestion de projet qui font parler d’eux actuellement, et qui tentent de dépasser Basecamp, 5pm fait partie du groupe de tête et sa notoriété semble croître.

Interface principale

L’interface de 5pm est à la fois impressionnante et déroutante. Contrairement aux autres outils du même genre, elle fait un grand usage du Flash pour proposer un dynamisme et une réactivité améliorés.

La fenêtre principale est séparée en 2 parties :

  • À gauche, la liste des projets (et des tâches « autonomes », non attachées à un projet).
  • À droite, les informations concernant le projet sélectionné, ses activités (toutes les actions qui ont été effectuées sur le projet), et les fichiers qui y sont liés.

5pm - écran principal

L’affichage dans le panneau de gauche permet de voir rapidement les projets et leurs tâches, dans une vue arborescente à 2 niveaux facile à comprendre. On y voit par défaut l’état de progression des tâches et le nombre de jours qui reste pour les accomplir.

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Taskii

Taskii est un logiciel créé par une entreprise belge, qui surfe sur la mouvance des outils de collaboration en ligne (dont le fer de lance est Basecamp). Dès la première page du site, la couleur est annoncée : « Taskii importe le concept de Basecamp en français » (extrait d’une revue du service effectuée par TechCrunch).

Et c’est vrai qu’on pourrait rapidement synthétiser Taskii en 2 points :

  • Globalement la même ergonomie que Basecamp, mais en français.
  • Globalement les mêmes fonctionnalités que Basecamp, mais moins cher.

L’outil propose 5 fonctionnalités principales :

  • Les todo-lists.
  • La vue calendaire.
  • La messagerie partagée.
  • Le partage de fichiers.
  • Les feuilles de temps.

Le prix

Commençons par le premier facteur différenciant (en dehors de la langue). Taskii est disponible en 5 formules différentes :

  • L’accès gratuit permet de créer 2 projets et offre un espace de 10 MO.
  • L’offre Basic (12 € par mois) permet de gérer 15 projets, apporte 4 GO de stockage et le support par email.
  • L’offre Premium (45 € par mois) monte à 50 projets et 10 GO.
  • L’offre Secure (65 € par mois) ajoute à la précédente l’encryption SSL.
  • L’offre No limit (145 € par mois) offre un nombre illimité de projets, 100 GO d’espace de stockage, l’encryption SSL et le support par email et téléphone.

Comme on peut le voir, les tarifs sont plus bas que ceux auxquels on est habitué. Et même si je persiste à trouver ridicule de faire payer l’encryption SSL, je salue l’effort qui est fait pour rendre accessibles toutes les fonctionnalités dès la création d’un compte gratuit.

Les todo-lists


(image © Taskii.com)

La création de tâches se fait d’une manière très souple. On peut facilement les affecter à un utilisateur, et leur définir une date d’échéance. Il n’est malheureusement pas possible de définir une priorité aux tâches. On peut les réorganiser par drag ‘n drop, mais il est impossible de changer l’apparence d’un titre (même pas de syntaxe wiki pour mettre du texte en gras, par exemple).

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Basecamp

Je vais vous présenter aujourd’hui le logiciel Basecamp, qui est développé par 37Signals. C’est un peu le grand frère de Backpack dont je vous parlais la semaine dernière.

Là où Backpack visait à faciliter le stockage et l’échange d’information autour de projets, Bascamp va plus loin et propose des outils pour gérer plus finement le travail de groupe. On peut distinguer 5 fonctionnalités principales :

  • Les todo-lists.
  • La messagerie partagée.
  • Le partage de fichiers.
  • Les objectifs calendaires.
  • « Reporting » du temps passé sur chaque projet.

Auxquelles s’ajoutent des panneaux de vues globales sur un projet ou sur tous les projets.

Les todo-lists

(image © 37signals.com)

Je vous ai déjà expliqué pourquoi les listes sont à la base de toute organisation. Basecamp permet de créer facilement des listes et de les organiser comme on le souhaite. Très similaires à celles de Backpack, on peut éditer leurs titres en utilisant la syntaxe Textile (syntaxe wiki-like simplifiée), et leur affecter un état fait/à faire simplement en cochant ou décochant une case. Par contre, elles offrent la possibilité d’affecter une tâche à un utilisateur, ce qui était un des manques que je pointais du doigt sur Backpack.

Il est aussi possible de créer des listes privées, qu’on est le seul à pouvoir voir. C’est une bonne idée, qui permet d’avoir au même endroit les todo-lists générales et celles qui nous concernent ; cela évite d’avoir à gérer plusieurs systèmes de listes en parallèle.

La messagerie partagée

(image © 37signals.com)

On a beau classer nos emails dans des dossiers, il est toujours pénible d’y rechercher une information intéressante. On est souvent obligé d’ouvrir une demi-douzaine de messages – de quelques lignes chacun – avant de retrouver ce qu’on veut.

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