Trello : Todo-list, checklist, organisation d’idées, outil de collaboration

J’ai découvert hier le logiciel Trello, qui a été rendu public il y a seulement 3 jours par Joel Spolsky, le créateur de Fog Creek Software et de Stack Overflow (et dont je vous conseille chaudement la lecture de son blog, Joel On Software).

Les fonctionnalités

Trello est un outil déconcertant tant il est simple à comprendre et facile à utiliser. C’est comme avoir un tableau de post-it, mais à la puissance vingt mille. Une petite image vous aidera à comprendre :

Le principe est limpide :

  • Vous vous créez des “boards”, c’est-à-dire un panneau d’affichage.
  • À l’intérieur, vous créez des listes (les colonnes verticales que vous pouvez voir sur l’image ci-dessus).
  • Dans une liste, vous créez des cartes (les rectangles blancs dans les listes).
  • Vous invitez d’autres utilisateurs, avec qui vous voulez collaborer en utilisant le board comme support.

À la base, les cartes sont constituées d’un simple titre :

Il est possible de déplacer latéralement les listes les unes par rapport aux autres. On peut aussi déplacer les cartes pour changer leur ordre dans une liste, ou pour les déplacer d’une liste à une autre :

Déjà, rien qu’avec ça, on aurait un bon petit outil simple de gestion de tâches et d’organisation des idées. Mais là où ça devient intéressant, c’est qu’en cliquant sur une carte, on a accès à beaucoup d’autres informations. La métaphore utilisée est que l’on “retourne” la carte pour y ajouter toutes sortes de choses :

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Manymoon

Manymoon est un web-logiciel de gestion de projet. Il a fait un peu parler de lui ces derniers jours, suite à l’ouverture de la plateforme Google Apps à des applications tiers ; Manymoon y est montré en exemple d’application très utile pour les entreprises qui utilisent Google Apps.

Il n’en reste pas moins que Manymoon peut s’utiliser directement, sans passer par la plate-forme de Google.

Fonctionnalités

Manymoon est à la base assez classique dans son approche : On y crée des projets, auxquels on peut ensuite ajouter des éléments.

Tâches : Chaque tâche possède au minimum un titre, et on peut y ajouter une pièce-jointe (voir plus loin), un ordre de priorité, une date limite (voir plus loin), des tags, et un commentaire. Les tâches sont ensuite listée de manière à pouvoir facilement ajouter des commentaires, réassigner la tâche ou la remettre à plus tard. L’édition d’une tâche se fait en cliquant sur son titre, ce qui fait apparaître une pop-up contenant tous les champs modifiables.

Manymoon - Tâches

(image © Manymoon)

Jalons : Il est possible de créer des jalons, constitués d’un titre et d’une date limite. Ils agissent comme des groupes de tâches, permettant de voir d’un coup d’œil les grandes étapes d’un projet. On déplace les tâches d’un jalon à l’autre (ou en-dehors de tout jalon) par drag’n drop.

Manymoon - Jalons

(image © Manymoon)

Micro-blogging : C’est à la mode, et c’est au centre de l’utilisation de l’outil. Il est possible d’ajouter facilement des messages, en y ajoutant une pièce-jointe, un lien ou un événement. Il est aussi possible de juste signifier que l’on travaille sur un projet, voire une tâche. Ces messages s’affichent dans le “bulletin” du projet, qui affiche en plus toutes les actions effectuées (ajout ou modification de tâche, création de jalon, etc.).

Manymoon - MicroBlog

(image © Manymoon)

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Skriv : Fonctionnalités

(ce billet fait partie d’un ensemble consacré au projet Skriv)

Alors, j’ai commencé par discuter de l’accès au service et de son prix. Maintenant il serait bon de s’attacher au cœur du problème : à quoi va-t-il servir exactement, quelles vont être ses fonctionnalités ?

Je voudrais définir un outil qui puisse servir aussi bien pour gérer des projets professionnels que personnels. Je dois avouer que la plupart de mes projets personnels ressemblent furieusement à des projets informatiques, mais ce n’est pas une règle absolue.
Comme je l’ai dit en commentaire du précédent billet, la vision que j’ai de Skriv est celle d’un outil de travail collaboratif plus que d’un outil de gestion de projet. Je ne souhaite pas faire un logiciel qui servira uniquement aux “décideurs” pour suivre le travail de leurs employés ; je veux faire le méga-tableau-de-bord qui servira tous les jours (et plusieurs fois par jour !) à l’ensemble de mes collaborateurs pour organiser leur travail, pour communiquer sur tous les aspects de leur travail.

Fonctions de base

On peut reprendre les 4 grands types de fonctionnalités habituelles :

  • Un affichage “tableau de bord” qui affiche l’activité récente sur un projet ou sur tous les projets auxquels l’utilisateur a accès.
  • Les listes. Il faut pouvoir créer autant de listes que nécessaires, avec la possibilité de les adapter aux besoins (buglist, todolist, checklist).
  • Les pages de documentation textuelle. Appelons ça un « wiki », même si j’hésite entre l’utilisation d’une syntaxe de type wiki et l’utilisation d’un éditeur HTML WYSIWYG. Il faut pouvoir lier une page de wiki à une tâche.
  • Le partage de fichiers. Chaque projet a bien souvent besoin de fichiers binaires, qu’il s’agisse de feuilles de calcul, d’images ou autres. Il faut pouvoir lier un fichier à une tâche.

Fonctions supplémentaires

Ce qu’on peut y ajouter :

  • Des “vues” calendaires, mais je place ça plutôt dans la partie ergonomie/affichage. Cela reste important, surtout si on se sert de ces vues pour éditer les tâches (ce qui revient plus ou moins à avoir un diagramme de Gantt).
  • Des rappels par email ou SMS, que ce soit pour nous rappeler des tâches (todolist/buglist de projet) ou définis personnellement.
  • La connexion à un compte IMAP. Il y a toujours des informations importantes qui sont échangées par email (même si ce n’est pas une bonne pratique). On pourrait dédier un dossier IMAP à chaque projet, et y accéder via l’interface. On pourrait trouver un moyen pour créer des tâches à partir d’emails, et extraire les pièce-jointes des emails pour les ajouter au partage de fichiers.
  • Un système de micro-blogging. Même si j’ai déjà fait part de mon scepticisme vis-à-vis de ce genre d’outil, il y a sûrement moyen de créer un canal de communication supplémentaire. Les micro-messages seraient affichés sur le “tableau de bord” au milieu des indications d’évolution du projet.

Concernant la «communication» :

  • On pourrait imaginer que le logiciel pourrait envoyer des emails avec un résumé quotidien ou hebdomadaire des évolutions d’un ou plusieurs projets qu’on aurait décidé de « suivre ».
  • Il faudrait proposer des flux RSS permettant aux utilisateurs de suivre leurs projets dans un outil externe. Un flux qui reprenne l’activité de tous les projets, un flux pour l’activité des projets “suivis”, et un flux par projet.
  • Il faudrait aussi proposer un export au format ICS (iCalendar), pour permettre de suivre les tâches et les projets dans un outil externe comme iCal, Sunbird ou Google Calendar.

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Lancement du projet Skriv

J’en parlais récemment dans le post concernant l’avenir de ce blog : Je réfléchis à l’idée de développer un outil de gestion de projet ouvert à tous.

Quasiment depuis que je travaille, j’ai développé des outils pour suivre les projets ou traiter les bugs. Comme j’ai souvent bossé dans des entreprises de petite taille, pour ne pas dire des start-ups, ces outils comblaient des manques évidents et étaient adoptés rapidement.

  • Il y a maintenant un paquet d’années, j’avais fait un gestionnaire de buglist. Doté d’une interface web, il était écrit en C et stockait ses données dans un fichier XML. Technologiquement, ce n’était pas une très bonne idée, mais c’était l’occasion de tester des librairies XML et CGI que j’avais écrites en C. Au niveau des fonctionnalités, je ne me souviens plus trop. Je crois que c’était assez simple, avec pour chaque bug le niveau de criticité, une description, et le projet affecté.
  • J’avais par la suite repris le même genre d’outil, mais écrit en PHP/MySQL. Pus facile à faire évoluer, je n’ai pas souvenir qu’on l’ait utilisé à son plein potentiel.
  • Dans mon entreprise actuelle, j’ai dès le début mis en place des outils open-source, les plus important étant Flyspray pour la buglist et MediaWiki pour le wiki. Depuis, j’ai développé des extensions MediaWiki qui nous servent à gérer les projets. Ainsi, chaque projet a une page dédiée sur laquelle apparaissent : la liste des bugs du projet, une liste de tâches, des pages wiki liées au projet, et des fichiers en « pièce-jointe ».

Cette extension est clairement inspirée par Backpack. J’aime vraiment ce logiciel. Par rapport à d’autres outils plus orientés « projet », comme Basecamp par exemple (pour reprendre un autre logiciel développé par 37signals), j’apprécie le fait que toutes les informations soient regroupées sur une seule page.
Habituellement, les logiciels de gestion de projets offrent plusieurs vues différentes, chacune pour un type d’information. Il y a un onglet pour les tâches, un onglet pour le calendrier, un onglet pour les bugs (si l’outil les gère), un onglet pour les pages de wiki (si c’est disponible), un onglet pour les fichiers, et ainsi de suite.
Pour ma part, je préfère avoir la vue la plus « intégrée » possible. Cela implique de penser l’interface en conséquence, ce qui peut s’avérer plus délicat qu’il n’y paraît.

Je cherche donc maintenant à définir un outil que je pourrais utiliser aussi bien pour mes besoins en entreprise, que pour gérer mes projets personnels. Je vais donc m’intéresser à chaque aspect d’un tel logiciel dans une série de billets sur le blog. Je ferais appel aux avis des lecteurs du blog, en espérant réussir à dégager des principes clairs de fonctionnement. J’espère aussi trouver le temps de développer ce logiciel, pour que tout cela ne reste pas théorique (d’un autre côté, si un autre outil est développé à partir de spécifications dérivées de mes idées, je n’y verrais aucun problème, bien au contraire).

Ah, au fait, pourquoi appeler ce projet «Skriv» ? C’est un nom que j’affectionne, que j’ai donné par le passé à plusieurs logiciels que j’ai développé. Le plus important était une interface web qui intégrait un webmail, un gestionnaire de bookmarks, un bloc-notes, un carnet d’adresses, une gestion de compte bancaire. Je l’utilisais tous les jours pour centraliser ma vie numérique. De nos jours, c’est assez commun ; mais à l’époque où je l’ai développé (en 2002), c’était assez novateur.
Pour le nom lui-même, il signifie « écrire » dans plusieurs langues comme le breton et le suédois. Ça va bien dans l’idée d’un outil qui sert principalement à communiquer.

Des nouvelles du blog pour 2010

Ce blog a été ouvert il y a bientôt un an, c’est le moment de faire un petit bilan.

J’avais créé ce blog parce que je pensais avoir des choses intéressantes à partager. Au début je voulais écrire un livre, mais un blog me semblait finalement une meilleure solution ; plus simple à commencer, plus rapide à faire avancer. Les premiers temps, j’écrivais plusieurs articles par semaine, puis le rythme s’est stabilisé. Le blog a été plutôt bien référencé sur certaines expressions (tapez «cycle en v» ou «cycle itératif» sur Google pour voir), le nombre de visiteurs a augmenté continuellement.

Je tiens à remercier particulièrement toutes les personnes qui ont pris le temps de laisser des commentaires. Non seulement ça fait plaisir, mais cela débouche souvent sur des discussions intéressantes.

Vous avez pu remarquer que mon rythme d’écriture s’est fortement ralenti ces deniers temps. Il y a plusieurs raisons à cela. Les deux principales sont évidemment la naissance de ma fille il y a 3 mois (ça vous change la vie d’une manière qui dépasse tout ce qu’on peut imaginer), et mon implication dans mon entreprise (nous sommes passés de 13 à 22 personnes en l’espace d’un an, avons changé de locaux, je gère sans cesse plus de projets).

Mais il y a aussi d’autres raisons, qui ont un lien direct avec le blog : j’ai en préparation quelques projets qui me prennent du temps.

  • Je suis en train de reprendre le contenu publié sur le blog, pour en faire un livre. Oui, c’est un retour à l’idée initiale. En fait, la matière première du livre est présente sur le blog et il peut être intéressant de recompiler tout ça en une forme plus structurée, moins “bordélique” qu’un blog. C’est aussi une source d’inspiration, dans la mesure où j’identifie les contenus manquants pour le livre et que j’en profite pour écrire sur le blog les articles correspondant. Et je pense pouvoir faire un bouquin vraiment utile (les pavés de 500 pages dédiés à telle ou telle méthode de gestion de projet ou d’organisation personnelle sont majoritairement remplis de vide).
  • Je prépare une présentation «De geek à directeur technique», que je vais exposer dans des écoles d’ingénieur. Le but est de présenter les idées du blog (gestion de carrière, organisation personnelle, gestion de projet, création d’entreprise) d’une manière qui ne soit pas un cours magistral ni la vente d’un concept. La première présentation se tiendra le mois prochain, et j’espère renouveler l’expérience régulièrement.
  • Depuis le temps que je teste des outils de gestion de projet, et que j’en développe pour mes propres besoins professionnels (et pour les besoins des entreprises où j’ai travaillé), je commence à réfléchir à l’idée d’en développer un. En reprenant les fonctionnalités les plus intéressantes, en y injectant quelques principes originaux, je pense pouvoir faire quelque chose d’intéressant et utile. On en rediscutera très bientôt sur le blog, mais sachez que la gratuité d’utilisation et l’ouverture (d’une partie importante) du code sont au cœur de ma réflexion.

Ce blog va donc continuer à exister. Peut-être changera-t-il de forme au cours du temps. Je ne suis pas toujours à l’aise avec le principe même du blog.

  • Je pense avoir des choses à dire. Mais on m’a déjà dit que certains de mes articles avaient un ton un peu trop “professoral”. Cela se comprend si on remet en contexte le livre que je compte écrire. Mais je trouve difficile de garder un ton léger ou personnel lorsqu’il s’agit d’expliquer des concepts théoriques ou factuels.
  • Je suis parfois frustré par le manque d’échange. Très souvent, je souhaiterais discuter certaines idées et concepts ; savoir ce que les autres pensent d’un sujet donné, échanger des propos. Et un blog n’est pas du tout adapté à cela. Faut-il que je mette en place un forum ? (corollaire : connaissez-vous un bon forum sur la gestion de projet ?)
  • Pour partager les liens intéressants, j’utilise Google Reader et Twitter. D’ailleurs, ça m’énerve un peu de dupliquer les choses entre ces deux outils… Bref, n’hésitez pas à vous abonner à mes flux. Faites-moi signe si vous partagez des liens sur Google Reader.

Donc voilà où j’en suis. Il y a beaucoup de projets en cours, tous n’aboutiront peut-être pas, mais ce n’est pas grave. L’important est d’avancer.

Forcedo

ForceDo est un web-logiciel qui sert uniquement à gérer des listes de choses à faire. C’est une todo-list, tout simplement. Mais ForceDo intègre des fonctionnalités qui vous aident à traiter les tâches, ou plus précisément qui vous forcent à les exécuter. D’où le nom du service.

La création d’un compte est très simple. Une adresse email et un mot de passe, ou plus simplement un identifiant OpenId, et vous pouvez commencer immédiatement à ajouter vos tâches.

ForceDo - écran principal

L’organisation des tâches

En colonne de droite, vous avez les listes. Cela correspond à ce que d’autres sites appelleraient des « catégories » ; ce sont des groupes de tâches. Il est aussi possible de voir à tout moment l’ensemble des tâches créées.

Par défaut, on voit les tâches qui sont ouvertes. Les tâches déjà terminées (mais pas encore effacées) sont disponibles sous un second onglet.

Les tâches s’affichent par ordre de priorité temporelle. C’est-à-dire que les tâche dont la deadline est la plus proche s’affichent en premier, même si leur priorité générale est moins importante que les tâches dont la deadline est plus lointaine.

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Retrospectiva

Retrospectiva est un web-logiciel de gestion de projets. Placé sous licence libre, il n’est pas possible de l’utiliser « directement » ; par contre, il est téléchargeable gratuitement et s’installe assez facilement sur n’importe quel système de type Unix (Linux, Mac OS X, BSD, …) pour peu que vous ayez un minimum de connaissances en administration de serveur.
Ce mode de fonctionnement est similaire à ce qu’on peut trouver du côté de Collabtive.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités de Retrospectiva sont réparties en deux groupes : les fonctions de base, et celles qui sont apportées par des plug-ins.

Fonctions de base :

  • Gestion de tickets.
  • Revue de code.
  • Gestion de versions, avec deadlines et étapes d’avancement.

Fonctions additionnelles :

  • Wiki.
  • Blog.
  • Gestion de projet adaptée à la méthode Scrum.

On peut considérer que les fonctionnalités apportées par les plug-ins font parties intégrantes du logiciel. Parce que, de nos jours, un outil de gestion de projet qui ne contient même pas un wiki, c’est trop limité pour être intéressant.

Gestion de tickets

(image © retrospectiva.org)

Les tickets de Retrospectiva permettent de gérer aussi bien l’affectation de tâches (au sens classique du terme) que les relevés de bugs. C’est un des rares logiciels qui fournisse un système de gestion des tâches qui peut aussi convenir à la gestion des bugs, sans que l’ergonomie n’en souffre.

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PlanZone

Augeo est un éditeur de logiciels parisien, spécialisé depuis plus de 15 ans dans les logiciels de gestion de projets et de portefeuilles de projets. En 2008, cette entreprise a lancé PlanZone, qui est un outil de gestion de projet collaborative sur le Web. Évidemment, ce logiciel entre en concurrence avec la référence du secteur (Basecamp), mais aussi avec les autres challengers (tel que Taskii). Nous allons voir comment il se défend.

Création de projet

La découverte de PlanZone est facilitée par un assistant qui vous guide dans la création d’un premier projet. C’est le premier logiciel de ce type qui me propose de choisir parmi plusieurs modèles de projet, ce qui a une influence sur les étapes de réalisation et le type de tâches à gérer.

Bizarrement, chaque projet doit avoir une date de début et une date de fin.

Information importante : Il est possible de créer un projet en important un fichier Microsoft Project. Je n’ai pas essayé cette fonctionnalité, mais j’imagine que cela doit être pratique pour les équipes qui veulent migrer vers une solution plus agile et collaborative.

Notions et fonctionnalités

Il y a plusieurs aspects qui interviennent dans l’utilisation de PlanZone :

  • L’unité de base est le projet. Comme je le disais plus haut, un projet a un titre, une description, une date de début et une date de fin. Le terme activité est aussi utilisé comme synonyme (c’est assez déstabilisant au début).
  • Un projet peut contenir des sous-activités, qui peuvent elles-mêmes avoir des sous-activités (le tout organisé de manière hiérarchique). On se retrouve donc à gérer des « activités » au sens large, qu’on peut assimiler à des projets et des sous-projets.
  • Une activité peut contenir :
    • des sous-activités (je viens de le dire) ;
    • des ressources, c’est-à-dire des personnes qui vont pouvoir intervenir sur les tâches, avec éventuellement un décompte du temps passé ;
    • des jalons, qui comportent un titre, une description, et une date prévue d’accomplissement ;
    • des tâches, qui comportent un titre, une description, une date butoir, une priorité (basse/normale/haute), et peuvent être affectées à des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs ;
    • des discussions, qui affichent les messages en ordre inversement chronologique (les plus récents en premier).

Affichages des informations

Une vue synthétique présente les principaux aspects d’un projet : le pourcentage de sa réalisation et de celles de ses différents jalons, et la liste des discussions qui s’y rapportent.

La grande force de PlanZone, c’est la vue par diagramme de Gantt. C’est une fonctionnalité très rare dans les logiciels de ce type, ce qui est bien dommage.

(image © planzone.com)

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Prestation interne ou externe ?

Quand on doit choisir un outil informatique, l’une des questions que l’on doit se poser assez rapidement concerne le choix entre un outil interne à l’entreprise ou l’utilisation d’une prestation externe.

Quand je parle d’outil interne, je ne parle pas de développement réalisé en interne (même si ce cas existe bel et bien), mais des logiciels que l’on peut installer sur des machines propres à l’entreprise. Les prestations externes concernent les services qui sont disponibles à distance, souvent en SaaS (software as a service). Cela peut s’appliquer à un grand nombre de choses :

  • La gestion des emails. Votre entreprise doit-elle posséder son propre serveur SMTP, ou bien allez-vous passer par GMail/Hotmail/YahooMail ?
  • La gestion de document. Faut-il installer un serveur de fichiers interne, ou pouvez-vous vous reposer sur Google Doc/Zoho Docs ?
  • La gestion de projet. Est-il préférable d’utiliser une solution autonome, ou une plate-forme collaborative hébergée chez un prestataire ?

La prestation externe

L’utilisation d’un prestataire extérieur offre plusieurs aspects très pratiques :

  • Le service est disponible de partout (dans le cas de logiciels disponibles sur le Web). C’est très utile quand on a des collaborateurs disséminés géographiquement.
  • Le coût est limité. Les services d’email sont gratuits pour la plupart, et les offres logicielles payantes (gestion de projet, CRM, …) coûtent habituellement moins cher que la location d’un serveur.
  • La qualité du service est très bonne. Ces prestataires doivent gérer un très grand nombre d’utilisateurs, et mettent en place des architectures matérielles et logicielles prévues pour tenir la charge. Des équipes administrent ces services 24h/24, ce qui évite d’avoir à le faire soi-même.

L’installation interne

D’un autre côté, l’installation de logiciels en interne possède aussi de gros avantages :

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Taskii

Taskii est un logiciel créé par une entreprise belge, qui surfe sur la mouvance des outils de collaboration en ligne (dont le fer de lance est Basecamp). Dès la première page du site, la couleur est annoncée : « Taskii importe le concept de Basecamp en français » (extrait d’une revue du service effectuée par TechCrunch).

Et c’est vrai qu’on pourrait rapidement synthétiser Taskii en 2 points :

  • Globalement la même ergonomie que Basecamp, mais en français.
  • Globalement les mêmes fonctionnalités que Basecamp, mais moins cher.

L’outil propose 5 fonctionnalités principales :

  • Les todo-lists.
  • La vue calendaire.
  • La messagerie partagée.
  • Le partage de fichiers.
  • Les feuilles de temps.

Le prix

Commençons par le premier facteur différenciant (en dehors de la langue). Taskii est disponible en 5 formules différentes :

  • L’accès gratuit permet de créer 2 projets et offre un espace de 10 MO.
  • L’offre Basic (12 € par mois) permet de gérer 15 projets, apporte 4 GO de stockage et le support par email.
  • L’offre Premium (45 € par mois) monte à 50 projets et 10 GO.
  • L’offre Secure (65 € par mois) ajoute à la précédente l’encryption SSL.
  • L’offre No limit (145 € par mois) offre un nombre illimité de projets, 100 GO d’espace de stockage, l’encryption SSL et le support par email et téléphone.

Comme on peut le voir, les tarifs sont plus bas que ceux auxquels on est habitué. Et même si je persiste à trouver ridicule de faire payer l’encryption SSL, je salue l’effort qui est fait pour rendre accessibles toutes les fonctionnalités dès la création d’un compte gratuit.

Les todo-lists


(image © Taskii.com)

La création de tâches se fait d’une manière très souple. On peut facilement les affecter à un utilisateur, et leur définir une date d’échéance. Il n’est malheureusement pas possible de définir une priorité aux tâches. On peut les réorganiser par drag ‘n drop, mais il est impossible de changer l’apparence d’un titre (même pas de syntaxe wiki pour mettre du texte en gras, par exemple).

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