Réduire les goulets d’étranglement

AmauryOrganisation d'équipe3 commentaires sur Réduire les goulets d’étranglement

Un lecteur de ce blog a fait appel à moi récemment pour l’aider à améliorer l’organisation de son entreprise. Je ne suis pas consultant et je ne cherche pas à l’être, mais j’ai grandement apprécié l’expérience. Je ne vais évidemment rien divulguer de confidentiel à ce propos, mais j’ai quand même envie de partager avec vous quelques éléments fondamentaux de notre discussion.

Il s’agit presque d’un cas d’école : Une petite entreprise qui existe depuis assez longtemps, et avec juste assez de turn-over, pour qu’une partie non négligeable de la connaissance d’entreprise (expérience des clients, expertise technique, gestion des projets) soit concentrée sur le patron. Certains projets ont beau être gérés par d’autres personnes, il continue à jouer un rôle central qui finit par ralentir l’ensemble de l’activité.

Je lui ai proposé un plan de bataille en trois étapes :

  1. Déléguer
  2. Communiquer
  3. Définir un référentiel

Déléguer

Il me semblait important de commencer par imposer une nécessité : Déléguer tous les projets. Quand on est patron d’une entreprise, il faut pouvoir avoir un œil sur l’ensemble des projets, pouvoir intervenir dessus quand il le faut ; mais il ne faut pas être la personne qui a la responsabilité de la réussite du projet.

En déléguant chaque projet, on responsabilise les membres de l’équipe, et on se ménage la possibilité d’aider chaque projet au mieux en fonction des besoins.

Pour résumer, lorsqu’une personne concentre ainsi une majorité de connaissances, elle ne peut pas se consacrer à un projet − cela aurait un impact trop négatif sur tous les autres. Il faut prendre de la hauteur.
Être un manager et non un leader.

Par contre, il faut bien comprendre que la délégation des responsabilités ne veut pas dire qu’on se lave les mains des projets. Il faut au contraire forcer les collaborateurs à découper leurs tâches le plus finement possible. Ainsi il sera facile de définir les priorités entre les tâches, d’évaluer leurs durées, bref de combattre l’effet tunnel.

Communiquer

C’est bien beau de tout déléguer, mais cela fait prendre des risques. Et quand on a pris l’habitude d’être au centre de tous les projets, c’est forcément un peu effrayant.

La plupart des entreprises organisent une réunion hebdomadaire de suivi de projets. Sauf qu’il est difficile de passer le reste de la semaine sans avoir une vision précise de l’avancement des projets, et en cas de soucis on peut rapidement se prendre une semaine entière de retard. C’est ce qui amène souvent à faire du micro-management : on passe son temps à regarder au-dessus de l’épaule des autres, pour savoir où ils en sont ; c’est inefficace et désagréable.

Un incroyable exemple d’innovation technologique

AmauryCréation d'entreprise2 commentaires sur Un incroyable exemple d’innovation technologique

Je voulais partager avec vous la vidéo d’une conférence donnée au TED, durant laquelle Pranav Mistry présente le SixthSense. C’est un appareil assez incroyable, qui mélange réalité virtuelle et réalité augmentée, le tout pour un prix dérisoire (300 dollars). Regardez la vidéo − vous pouvez choisir les sous-titres − pour…

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Conférence à Epitech le 24 février

AmauryÉvénements3 commentaires sur Conférence à Epitech le 24 février

Mercredi prochain, le 24 février 2010, je donnerai une conférence à l’école d’informatique Epitech. Pendant deux heures, j’y reprendrais les thèmes de ce blog (gestion de carrière, organisation personnelle, organisation d’équipe, création d’entreprise) en introduisant les notions les plus importantes. Cette conférence est ouverte à tous les étudiants d’Epitech Paris…

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Le «harcèlement positif» comme méthode de travail

AmauryOrganisation d'équipe7 commentaires sur Le «harcèlement positif» comme méthode de travail

Il y a environ un an, je vous parlais du logiciel Action Method. Il propose une fonctionnalité «nagging», qui permet de rappeler au responsable d’une tâche que celle-ci réclame une attention particulière ou une exécution rapide. J’aime bien cette fonction toute simple mais très utile. J’ai implémenté la même chose…

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Du micro-management jusqu’à la délégation, le long parcours de la confiance

AmauryOrganisation d'équipeLaissez un commentaire sur Du micro-management jusqu’à la délégation, le long parcours de la confiance

Quand on gère une équipe, on se retrouve régulièrement confronté à un dilemme : Quand et comment déléguer ?
Même si on n’est pas un control freak, on ne va pas confier “les clés de la maison” aveuglément ; mais d’un autre côté, il n’est pas possible de demander aux gens de donner le meilleur d’eux-mêmes si on est sans cesse en train de les surveiller. Alors que faire ?

Types de management

La plupart des livres et méthodes de management mettent en avant 2 points qui sont réellement importants (et qui sont liés l’un à l’autre) :

  • Il faut responsabiliser les personnes que l’on encadre. Ainsi ils gagneront en confiance, prendront des initiatives, réfléchiront par eux-même, travailleront de manière autonome, feront attention à la qualité de leur travail.
  • Le corollaire : Il ne faut pas faire de micro-management.

Le micro-management consiste à être continuellement sur le dos des membres de son équipe, de surveiller leurs moindres faits et gestes. C’est une mauvaise pratique pour plusieurs raisons :

  • Une surveillance constante induit un climat pesant et génère du stress. Personne n’aime travailler dans ces conditions, la qualité du travail ne peut pas être optimale.
  • Quand on est à l’affut de la plus petite erreur, et qu’on signale chaque maladresse, on place la personne dans une situation d’échec continuel qui est fortement démoralisante.
  • Tous les processus d’apprentissage comportent des cycles erreur-réessai qui ne peuvent pas se faire si on est paralysé par la hantise de l’échec.
  • Dans une moindre mesure, quand on surveille les autres, on ne fait rien de réellement productif soi-même.

Donc nous sommes d’accord, il faut éviter le micro-management.
Mais l’excès inverse est tout aussi néfaste. Je connais des gens dont la technique de management est «Laisser les gars se débrouiller» ; cela a pour résultat de “laisser les gars dans la merde” et non pas de créer des gars débrouillards.

La confiance

On en vient au point essentiel : la confiance
Il est impossible de confier des responsabilités à quelqu’un si on ne fait pas confiance à cette personne.

Skriv : Fonctionnalités

AmaurySkrivLaissez un commentaire sur Skriv : Fonctionnalités

(ce billet fait partie d’un ensemble consacré au projet Skriv)

Alors, j’ai commencé par discuter de l’accès au service et de son prix. Maintenant il serait bon de s’attacher au cœur du problème : à quoi va-t-il servir exactement, quelles vont être ses fonctionnalités ?

Je voudrais définir un outil qui puisse servir aussi bien pour gérer des projets professionnels que personnels. Je dois avouer que la plupart de mes projets personnels ressemblent furieusement à des projets informatiques, mais ce n’est pas une règle absolue.
Comme je l’ai dit en commentaire du précédent billet, la vision que j’ai de Skriv est celle d’un outil de travail collaboratif plus que d’un outil de gestion de projet. Je ne souhaite pas faire un logiciel qui servira uniquement aux “décideurs” pour suivre le travail de leurs employés ; je veux faire le méga-tableau-de-bord qui servira tous les jours (et plusieurs fois par jour !) à l’ensemble de mes collaborateurs pour organiser leur travail, pour communiquer sur tous les aspects de leur travail.

Fonctions de base

On peut reprendre les 4 grands types de fonctionnalités habituelles :

  • Un affichage “tableau de bord” qui affiche l’activité récente sur un projet ou sur tous les projets auxquels l’utilisateur a accès.
  • Les listes. Il faut pouvoir créer autant de listes que nécessaires, avec la possibilité de les adapter aux besoins (buglist, todolist, checklist).
  • Les pages de documentation textuelle. Appelons ça un « wiki », même si j’hésite entre l’utilisation d’une syntaxe de type wiki et l’utilisation d’un éditeur HTML WYSIWYG. Il faut pouvoir lier une page de wiki à une tâche.
  • Le partage de fichiers. Chaque projet a bien souvent besoin de fichiers binaires, qu’il s’agisse de feuilles de calcul, d’images ou autres. Il faut pouvoir lier un fichier à une tâche.

Fonctions supplémentaires

Ce qu’on peut y ajouter :

  • Des “vues” calendaires, mais je place ça plutôt dans la partie ergonomie/affichage. Cela reste important, surtout si on se sert de ces vues pour éditer les tâches (ce qui revient plus ou moins à avoir un diagramme de Gantt).
  • Des rappels par email ou SMS, que ce soit pour nous rappeler des tâches (todolist/buglist de projet) ou définis personnellement.
  • La connexion à un compte IMAP. Il y a toujours des informations importantes qui sont échangées par email (même si ce n’est pas une bonne pratique). On pourrait dédier un dossier IMAP à chaque projet, et y accéder via l’interface. On pourrait trouver un moyen pour créer des tâches à partir d’emails, et extraire les pièce-jointes des emails pour les ajouter au partage de fichiers.
  • Un système de micro-blogging. Même si j’ai déjà fait part de mon scepticisme vis-à-vis de ce genre d’outil, il y a sûrement moyen de créer un canal de communication supplémentaire. Les micro-messages seraient affichés sur le “tableau de bord” au milieu des indications d’évolution du projet.

Concernant la «communication» :

  • On pourrait imaginer que le logiciel pourrait envoyer des emails avec un résumé quotidien ou hebdomadaire des évolutions d’un ou plusieurs projets qu’on aurait décidé de « suivre ».
  • Il faudrait proposer des flux RSS permettant aux utilisateurs de suivre leurs projets dans un outil externe. Un flux qui reprenne l’activité de tous les projets, un flux pour l’activité des projets “suivis”, et un flux par projet.
  • Il faudrait aussi proposer un export au format ICS (iCalendar), pour permettre de suivre les tâches et les projets dans un outil externe comme iCal, Sunbird ou Google Calendar.