Simple GTD

Je vous ai déjà fait une introduction à la méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen. C’est une méthode d’organisation personnelle très efficace, mais qui réclame une discipline et une rigueur constantes, qui peuvent être usantes à la longue.

Je suis tombé il y a quelques temps sur un article très intéressant du site WebWorkerDaily, qui présente une alternative simplifiée. Cette alternative ne concerne que la partie de « tri » des tâches. Il semblerait qu’elle soit extraite du livre Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent de Stephen R. Covey.

Le tri de tâches GTD

Souvenez-vous, voici les étapes imposées par le GTD, pour trier les informations entrantes (et j’ai déjà pas mal simplifié les choses) : Getting Things Done - déroulement

Le tri de tâches simplifié

Maintenant, l’alternative évoquée sur WebWorkerDaily propose de trier les tâches suivant 4 possibilités simples :

  • UI : Urgent – Important
  • NUI : Non Urgent – Important
  • UNI : Urgent – Non Important
  • NUNI : Non Urgent – Non Important

Expression visuelle

Je suis régulièrement sidéré en voyant le nombre de personnes qui sont incapables d’expliquer simplement les idées qu’ils ont dans la tête. C’est vrai de manière générale, mais c’est encore pire quand ça concerne le domaine technique.

Dans le même domaine, je parlais dans un précédent billet de l’Elevator Pitch, la notion qui pousse à synthétiser n’importe quelle idée de manière à pouvoir en expliquer les grandes lignes en moins d’une minute.

Je comprends tout à fait que certaines personnes ne possèdent pas les talents d’orateur qui leur permettraient de faire passer leurs idées de manière fluide. Mais il existe un moyen tout simple pour y arriver : un papier et un crayon.
Quand un concept est difficile à expliquer, quand un cheminement intellectuel est complexe à suivre, quand le nombre d’interactions dépasse la mémoire immédiate, il faut avoir le réflexe de faire un dessin. Un schéma rend tout de suite les choses plus claires, plus évidentes.

Et pourtant, j’enrage de voir tous ces informaticiens qui sont incapables de représenter une architecture logicielle, simplement en dessinant des boîtes et des flèches. Je ne comprends pas ces administrateurs systèmes qui ne peuvent pas faire, à main levée, un schéma du réseau qu’ils administrent quotidiennement. Je fuis les entrepreneurs qui ne peuvent pas me faire comprendre l’originalité de leur idée en seulement 3 minutes et quelques croquis.

Pourquoi un dessin ?

Faire un dessin présente plusieurs avantages.

  1. La concision. On s’endort devant une présentation pendant laquelle l’orateur fait des phrases à rallonge. Un bon schéma est rapide à comprendre et facile à interpréter.
  2. L’universalité. D’une entreprise à l’autre, d’une technologie à l’autre, des vocabulaires spécifiques se créent naturellement. Il est facile de l’oublier et d’utiliser des mots incompréhensibles pour ceux qui nous écoutent. Un dessin incite à prendre de la distance vis-à-vis des termes métier, et force à employer des concepts plus généraux. Idéalement, un bon schéma pourrait se passer de texte ; quand la barrière de la langue elle-même est dépassée, l’accès à l’information est évident.
  3. La progressivité. Un schéma n’est pas une œuvre figée dans le temps. Quand on dessine sous les yeux de quelqu’un, on aide cette personne à découvrir des concepts, et à les associer ensemble de manière logique. On lui raconte une histoire, on lui fait suivre le chemin que l’on souhaite, et qui conduit à la compréhension globale du concept exposé.

Les outils nécessaires.

Physiquement, un schéma se fait avec n’importe quoi. Au dos d’une carte de visite, en utilisant le stylo de la serveuse du restaurant. Sur du papier de brouillon, avec la plume hors de prix de votre interlocuteur. Avec un feutre effaçable, sur le miroir d’un ascenseur. Dans une présentation « PowerPoint »… Un schéma très simple peut même être fait du bout du doigt, dans les airs.

L’estimation du travail

Quand on veut planifier son travail ou celui de son équipe, il faut obligatoirement commencer par faire une estimation du temps nécessaire pour réaliser chacune des tâches qui sont listées. Et c’est souvent un casse-tête, car on ne sait jamais par quel bout s’y prendre.

Nous allons voir les raisons qui doivent vous pousser à réaliser des estimations, les réactions les plus récurrentes, et les pistes à suivre pour y arriver.

À noter : J’avais commencé à écrire ce texte au sein d’un article consacré à la planification et aux approches top-down et bottom-up. Mais un article présent dans le dernier numéro du magazine PHP Architect (très bon magazine canadien, en anglais) m’a convaincu d’y consacrer un billet à part entière. Le sujet est intéressant.

Les motivations

On peut voir plusieurs aspects qui conduisent à la nécessité d’estimer préalablement la durée d’une tâche ou d’un projet :

Livre : Getting Things Done – Présentation

La méthode Getting Things Done (ou GTD en abrégé) a été inventée par David Allen et publiée en 2001 dans un livre nommé « Getting Things Done – The art of stress-free productivity ». L’ouvrage a été traduit en français sous le nom « S’organiser pour réussir – La méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans le stress ».

Getting Things Done - David Allen - couverture

Malgré son nom un peu ronflant (sans parler du « sous-titre » qui est une perle marketing), cette méthode bénéficie d’une très grande notoriété. On ne compte plus le nombre de sites qui y sont consacrés ni le nombre d’outils qui s’adaptent à ses recommandations.

Le principe

La première chose à savoir est que GTD est une méthode d’organisation personnelle. Vous pouvez l’utiliser pour être plus efficace dans votre travail et dans vos occupations personnelles, mais vous ne pourrez pas vous baser dessus pour définir l’organisation de votre équipe ou de votre entreprise.

Contrairement à la plupart des méthodes qui tentaient d’organiser la gestion du temps, la méthode GTD se concentre sur la réalisation des tâches qui nous incombent. Pour cela, il faut se reposer sur un système unique pour recenser l’ensemble des tâches, identifier leur ordre de priorité, et passer en revue cette liste très fréquemment pour en cataloguer les éléments.

Je vais vous donner les grandes lignes de ce qui fait la force de cette méthode d’organisation. Je reviendrai sûrement sur le sujet dans le futur, tant il est vaste. Mais nul besoin de lire les 287 pages du livre pour en comprendre les concepts les plus importants.
Un schéma récapitule l’ensemble du processus (il est d’ailleurs répété 4 fois dans le livre !).

Getting Things Done - déroulement

Les listes

Les listes constituent le « niveau zéro » de l’organisation. Quand j’utilise cette expression, ce n’est pas pour dire que les listes ne servent à rien, mais bien qu’elles sont la base de toute organisation, qu’elle soit personnelle ou collective. Vous ne pouvez pas espérer mettre en place une méthode de travail complète si vous n’êtes pas capable de gérer une simple liste de chose à faire.

Je vais détailler 3 types de listes : les listes de choses à faire (todo-list), les listes de bugs (buglist) et les listes de choses à vérifier (checklist).

Todo-list

Il s’agit du plus évident. Tout le monde, un jour ou l’autre, a noté quelque part une liste de choses à ne pas oublier ou de courses à acheter. Le premier pas en direction d’une organisation personnelle efficace est la tenue d’une liste de tâches. À chacun de faire de la manière qui lui semble la plus confortable, et en la matière il existe une quasi-infinité de recettes : utiliser un cahier ou un bloc-notes qu’on peut emmener partout avec soi, tout noter sur des post-it qu’on collera dans une pochette ou un classeur, utiliser la todo-list intégrée à notre logiciel de messagerie électronique, éditer des fichiers bureautiques (traitement de texte ou tableur), utiliser un wiki ou un système dédié à la tenue de todo-list.

Dans le cadre professionnel, il faut dissocier 2 types de todo-list :

  • Les listes de tâches que chaque employé doit tenir, et qui lui permettent de ne pas perdre le fil du travail qu’il a à réaliser. On est alors complètement dans le cas d’une liste que chacun est libre de tenir de la manière qui lui convient le mieux.
  • Les listes de tâches relatives à chaque projet. Celles-ci doivent être visibles par toutes les personnes ayant un rapport avec le projet. Il est important de savoir où le projet en est de manière globale ; c’est motivant pour tous les intervenants, mais c’est aussi nécessaire aux managers pour effectuer un suivi de l’avancement du projet. Il faut que les managers puissent modifier la liste de tâches, et que les personnes à qui elles sont assignées puissent indiquer la progression du travail.

De la modélisation à la réalité

La gestion de projet – et l’organisation en général – est une discipline très intéressante. On rencontre rarement deux fois la même situation. Entre les clients, les demandes fonctionnelles, les ressources disponibles, le facteur humain… les variables sont trop nombreuses. Et pourtant, on continue à chercher à modéliser les flux d’information en entreprise, on tente d’améliorer sans cesse la manière dont les projets naissent et vivent, on espère secrètement trouver la formule miracle qui fonctionnera à tous les coups et qui nous permettra de gérer les choses de manière optimale dans toutes les conditions.

Mais entre nous, franchement, on sait que ce n’est pas possible, hein ? Eh bien… c’est ce qu’on va voir.

Un modèle ?

D’après le dictionnaire, un modèle est une « représentation théorique d’un système d’éléments et de relations plus ou moins complexes ». Si la définition vous intéresse, vous pouvez toujours aller lire l’article consacré à la théorie des modèles sur Wikipédia. Un exemple : En électronique, on utilise des modèles mathématiques pour simuler le comportement de composants ; ces modèles ne sont pas « vrais » dans la mesure où ces composants ont une réponse différente de celle du modèle, mais cela permet à la fois de simplifier les simulations et de savoir vers quoi doit tendre le fonctionnement des composants réels.