Les listes constituent le « niveau zéro » de l’organisation. Quand j’utilise cette expression, ce n’est pas pour dire que les listes ne servent à rien, mais bien qu’elles sont la base de toute organisation, qu’elle soit personnelle ou collective. Vous ne pouvez pas espérer mettre en place une méthode de travail complète si vous n’êtes pas capable de gérer une simple liste de chose à faire.
Je vais détailler 3 types de listes : les listes de choses à faire (todo-list), les listes de bugs (buglist) et les listes de choses à vérifier (checklist).
Todo-list
Il s’agit du plus évident. Tout le monde, un jour ou l’autre, a noté quelque part une liste de choses à ne pas oublier ou de courses à acheter. Le premier pas en direction d’une organisation personnelle efficace est la tenue d’une liste de tâches. À chacun de faire de la manière qui lui semble la plus confortable, et en la matière il existe une quasi-infinité de recettes : utiliser un cahier ou un bloc-notes qu’on peut emmener partout avec soi, tout noter sur des post-it qu’on collera dans une pochette ou un classeur, utiliser la todo-list intégrée à notre logiciel de messagerie électronique, éditer des fichiers bureautiques (traitement de texte ou tableur), utiliser un wiki ou un système dédié à la tenue de todo-list.
Dans le cadre professionnel, il faut dissocier 2 types de todo-list :
- Les listes de tâches que chaque employé doit tenir, et qui lui permettent de ne pas perdre le fil du travail qu’il a à réaliser. On est alors complètement dans le cas d’une liste que chacun est libre de tenir de la manière qui lui convient le mieux.
- Les listes de tâches relatives à chaque projet. Celles-ci doivent être visibles par toutes les personnes ayant un rapport avec le projet. Il est important de savoir où le projet en est de manière globale ; c’est motivant pour tous les intervenants, mais c’est aussi nécessaire aux managers pour effectuer un suivi de l’avancement du projet. Il faut que les managers puissent modifier la liste de tâches, et que les personnes à qui elles sont assignées puissent indiquer la progression du travail.