De la modélisation à la réalité

La gestion de projet – et l’organisation en général – est une discipline très intéressante. On rencontre rarement deux fois la même situation. Entre les clients, les demandes fonctionnelles, les ressources disponibles, le facteur humain… les variables sont trop nombreuses. Et pourtant, on continue à chercher à modéliser les flux d’information en entreprise, on tente d’améliorer sans cesse la manière dont les projets naissent et vivent, on espère secrètement trouver la formule miracle qui fonctionnera à tous les coups et qui nous permettra de gérer les choses de manière optimale dans toutes les conditions.

Mais entre nous, franchement, on sait que ce n’est pas possible, hein ? Eh bien… c’est ce qu’on va voir.

Un modèle ?

D’après le dictionnaire, un modèle est une « représentation théorique d’un système d’éléments et de relations plus ou moins complexes ». Si la définition vous intéresse, vous pouvez toujours aller lire l’article consacré à la théorie des modèles sur Wikipédia. Un exemple : En électronique, on utilise des modèles mathématiques pour simuler le comportement de composants ; ces modèles ne sont pas « vrais » dans la mesure où ces composants ont une réponse différente de celle du modèle, mais cela permet à la fois de simplifier les simulations et de savoir vers quoi doit tendre le fonctionnement des composants réels.

Échelle différente, problèmes similaires

Une des choses que j’ai apprises au fil des années et des expériences professionnelles, c’est que les problèmes rencontrés sont globalement les mêmes quel que soit le niveau où l’on se situe. Ce n’est qu’une question d’échelle.

Prenons l’exemple qui nous intéresse particulièrement : la gestion de projet.

  • Un développeur éprouve souvent des difficultés à faire son travail dans de bonnes conditions. Ce qu’on lui demande de faire est très imprécis. Il a beau essayer de faire du mieux qu’il peut, ses supérieurs trouvent toujours quelque chose à lui reprocher (ce n’est pas fait assez vite, ce n’est pas fait assez bien, ce n’est pas fait dans le bon ordre…).
  • Un chef de projet s’arrache régulièrement les cheveux. Il a plusieurs projets à gérer simultanément, chacun étant classé « haute priorité ». Les demandes des clients sont systématiquement incomplètes. Les développeurs ne sont pas disciplinés et font ce qu’ils veulent quand ils le veulent.
  • Un directeur technique doit réussir à trier les différents projets, les affecter aux chefs de projets, suivre de près leur évolution. Il enrage souvent de ne pas avoir les remontées d’informations nécessaires pour anticiper les problèmes, de devoir pallier à la non-organisation de l’ensemble de ses collaborateurs et de passer plus de temps à « résoudre » et « corriger » qu’à « préparer » et « produire ».

Je ne vais pas expliquer maintenant comment il faut s’organiser pour gérer les projets (il y aura plusieurs autres billets sur ce blog à ce sujet). Mais ne voyez-vous pas qu’il y a des tendances qui sont les mêmes ?

Je vois 3 choses fondamentales :

  • L’information entrante : Elle n’est jamais satisfaisante. Si ce sont des spécifications, fonctionnelles ou techniques, elles sont incomplètes. Si c’est une liste de tâches à réaliser ou un ordre de mission, il n’est pas suffisamment clair. La question reste « Qu’est-ce que je dois faire ??? » (et par ricochet quand on doit gérer une équipe : « Qu’est-ce que je dois déléguer ? »).
  • L’organisation : Principalement, cela consiste à savoir qui fait quoi, et dans quel ordre. Et parce qu’elle est – à tort – considérée comme uniquement personnelle, l’organisation est souvent laissée à l’écart des processus globaux de gestion des projets. C’est une erreur, car c’est là que se joue la productivité des collaborateurs d’une entreprise.
  • L’information sortante : Il n’y a jamais de situation réellement insoluble en entreprise. Mais c’est par la qualité de nos remontées d’information que les problèmes pourront être anticipés, que les projets vivront correctement dans la durée, que nous devenons acteurs au lieu de spectateurs.

Ces trois points restent immuables, quels que soient votre poste et vos responsabilités.