Est-ce que vous connaissez la particularité fondamentale de l’état gazeux ? Wikipédia le dit très bien : Dans l’état gazeux, la matière n’a pas de forme propre ni de volume propre : un gaz tend à occuper tout le volume disponible. Ce que j’appelle les « tâches gazeuses », ce sont…
Manymoon
Manymoon est un web-logiciel de gestion de projet. Il a fait un peu parler de lui ces derniers jours, suite à l’ouverture de la plateforme Google Apps à des applications tiers ; Manymoon y est montré en exemple d’application très utile pour les entreprises qui utilisent Google Apps. Il n’en reste…
Découper les tâches comme un gnome
Peut-être connaissez-vous l’auteur anglais Terry Pratchett, connu ses romans de science-fiction et de fantasy à succès.
J’aime beaucoup son ouvrage Le grand livre des gnomes. Et entre autre, il contient une phrase toute simple, pensée par le héros principal :
“ Pour accomplir une tâche impossible, on la débite en petits bouts de tâches simplement très difficiles, qu’on divise ensuite en tâches horriblement pénibles, qu’on segmente à leur tour en travaux délicats et ainsi de suite… ”
Pour le coup, Masklinn (c’est le nom du gnome) se fait cette réflexion en réfléchissant à la manière de découper et ramener à sa tanière un rat qu’il vient de tuer… Mais c’est en appliquant la même méthode qu’il finit par sauver son peuple en l’emmenant dans l’espace.
Je répète sans cesse que les listes sont à la base de toute organisation personnelle. Mais avant même de pouvoir placer des tâches sur une liste, il faut déjà définir le niveau de granularité nécessaire.
Pourquoi découper
Trop souvent, j’ai vu des gens qui se satisfaisaient d’une todo-list contenant des tâches dont les intitulés résumaient à eux seuls un projet entier. C’est complètement insensé !
Ce type de comportement a plusieurs effets pervers :
- On a une mauvaise vision de l’ensemble des actions nécessaires pour la réalisation du projet. Cela laisse la porte ouverte à de mauvaises interprétations. Arrivé aux trois-quart de la réalisation de la tâche, on peut découvrir qu’elle nécessite un développement imprévu, qui va durer à lui seul 3 fois plus longtemps que la tache initiale. Si on l’avait anticipé, cette tâche aurait peut-être été planifiée différemment, voire même abandonnée.
- Cela participe à l’effet tunnel : Comme on ne sait pas précisément ce qu’il va falloir faire, il est impossible d’évaluer la charge de travail correctement. Ça va peut-être prendre 3 jours, peut-être 3 semaines…
- Et quand on ne voit pas le bout d’un projet, on se démotive rapidement.
Comment découper
Si tout le monde s’accorde habituellement sur la nécessité de découper ses tâches, on ne sait pas toujours comment s’y prendre. Ce n’est pourtant que du bon sens :
Pas de productivité miracle
Il existe un grand nombre de soit-disant « méthodes », qui sont censées nous enseigner tout ce que nous avons besoin de savoir pour augmenter notre productivité de manière incroyable. Qu’ils s’agisse de livres ou de sites web, vous les trouverez sous des noms plus tentants les uns que les autres : « 101…
Ne pas faire confiance à sa mémoire
Je vais le marteler une nouvelle fois : les listes sont la base de toute organisation, qu’elle soit personnelle ou d’équipe. L’une des erreurs qu’on voit le plus souvent, que ce soit que les juniors que chez les gens désorganisés, est de faire confiance à sa mémoire. Par exemple, un jeune…
Forcedo
ForceDo est un web-logiciel qui sert uniquement à gérer des listes de choses à faire. C’est une todo-list, tout simplement. Mais ForceDo intègre des fonctionnalités qui vous aident à traiter les tâches, ou plus précisément qui vous forcent à les exécuter. D’où le nom du service.
La création d’un compte est très simple. Une adresse email et un mot de passe, ou plus simplement un identifiant OpenId, et vous pouvez commencer immédiatement à ajouter vos tâches.
L’organisation des tâches
En colonne de droite, vous avez les listes. Cela correspond à ce que d’autres sites appelleraient des « catégories » ; ce sont des groupes de tâches. Il est aussi possible de voir à tout moment l’ensemble des tâches créées.
Par défaut, on voit les tâches qui sont ouvertes. Les tâches déjà terminées (mais pas encore effacées) sont disponibles sous un second onglet.
Les tâches s’affichent par ordre de priorité temporelle. C’est-à-dire que les tâche dont la deadline est la plus proche s’affichent en premier, même si leur priorité générale est moins importante que les tâches dont la deadline est plus lointaine.
Retrospectiva
Retrospectiva est un web-logiciel de gestion de projets. Placé sous licence libre, il n’est pas possible de l’utiliser « directement » ; par contre, il est téléchargeable gratuitement et s’installe assez facilement sur n’importe quel système de type Unix (Linux, Mac OS X, BSD, …) pour peu que vous ayez un minimum de connaissances en administration de serveur.
Ce mode de fonctionnement est similaire à ce qu’on peut trouver du côté de Collabtive.
Fonctionnalités
Les fonctionnalités de Retrospectiva sont réparties en deux groupes : les fonctions de base, et celles qui sont apportées par des plug-ins.
Fonctions de base :
- Gestion de tickets.
- Revue de code.
- Gestion de versions, avec deadlines et étapes d’avancement.
Fonctions additionnelles :
- Wiki.
- Blog.
- Gestion de projet adaptée à la méthode Scrum.
On peut considérer que les fonctionnalités apportées par les plug-ins font parties intégrantes du logiciel. Parce que, de nos jours, un outil de gestion de projet qui ne contient même pas un wiki, c’est trop limité pour être intéressant.
Gestion de tickets
(image © retrospectiva.org)
Les tickets de Retrospectiva permettent de gérer aussi bien l’affectation de tâches (au sens classique du terme) que les relevés de bugs. C’est un des rares logiciels qui fournisse un système de gestion des tâches qui peut aussi convenir à la gestion des bugs, sans que l’ergonomie n’en souffre.
Gantter
Gantter est un logiciel de gestion de projets très étrange. C’est un outil web, mais il offre les fonctionnalités basiques (les plus utiles) de Microsoft Project. Il ne faut pas y chercher la moindre capacité de travail collaboratif. En plus de cela, il n’y a pas besoin de se créer…
5pm
Dans le groupe des logiciels de gestion de projet qui font parler d’eux actuellement, et qui tentent de dépasser Basecamp, 5pm fait partie du groupe de tête et sa notoriété semble croître.
Interface principale
L’interface de 5pm est à la fois impressionnante et déroutante. Contrairement aux autres outils du même genre, elle fait un grand usage du Flash pour proposer un dynamisme et une réactivité améliorés.
La fenêtre principale est séparée en 2 parties :
- À gauche, la liste des projets (et des tâches « autonomes », non attachées à un projet).
- À droite, les informations concernant le projet sélectionné, ses activités (toutes les actions qui ont été effectuées sur le projet), et les fichiers qui y sont liés.
L’affichage dans le panneau de gauche permet de voir rapidement les projets et leurs tâches, dans une vue arborescente à 2 niveaux facile à comprendre. On y voit par défaut l’état de progression des tâches et le nombre de jours qui reste pour les accomplir.
L’estimation du travail
Quand on veut planifier son travail ou celui de son équipe, il faut obligatoirement commencer par faire une estimation du temps nécessaire pour réaliser chacune des tâches qui sont listées. Et c’est souvent un casse-tête, car on ne sait jamais par quel bout s’y prendre.
Nous allons voir les raisons qui doivent vous pousser à réaliser des estimations, les réactions les plus récurrentes, et les pistes à suivre pour y arriver.
À noter : J’avais commencé à écrire ce texte au sein d’un article consacré à la planification et aux approches top-down et bottom-up. Mais un article présent dans le dernier numéro du magazine PHP Architect (très bon magazine canadien, en anglais) m’a convaincu d’y consacrer un billet à part entière. Le sujet est intéressant.
Les motivations
On peut voir plusieurs aspects qui conduisent à la nécessité d’estimer préalablement la durée d’une tâche ou d’un projet :