Trello : Todo-list, checklist, organisation d’idées, outil de collaboration

J’ai découvert hier le logiciel Trello, qui a été rendu public il y a seulement 3 jours par Joel Spolsky, le créateur de Fog Creek Software et de Stack Overflow (et dont je vous conseille chaudement la lecture de son blog, Joel On Software).

Les fonctionnalités

Trello est un outil déconcertant tant il est simple à comprendre et facile à utiliser. C’est comme avoir un tableau de post-it, mais à la puissance vingt mille. Une petite image vous aidera à comprendre :

Le principe est limpide :

  • Vous vous créez des “boards”, c’est-à-dire un panneau d’affichage.
  • À l’intérieur, vous créez des listes (les colonnes verticales que vous pouvez voir sur l’image ci-dessus).
  • Dans une liste, vous créez des cartes (les rectangles blancs dans les listes).
  • Vous invitez d’autres utilisateurs, avec qui vous voulez collaborer en utilisant le board comme support.

À la base, les cartes sont constituées d’un simple titre :

Il est possible de déplacer latéralement les listes les unes par rapport aux autres. On peut aussi déplacer les cartes pour changer leur ordre dans une liste, ou pour les déplacer d’une liste à une autre :

Déjà, rien qu’avec ça, on aurait un bon petit outil simple de gestion de tâches et d’organisation des idées. Mais là où ça devient intéressant, c’est qu’en cliquant sur une carte, on a accès à beaucoup d’autres informations. La métaphore utilisée est que l’on “retourne” la carte pour y ajouter toutes sortes de choses :

Il est donc possible d’ajouter :

  • Une description. Un long texte avec mise-en-forme par syntaxe wiki-like.
  • Des commentaires. Chaque utilisateur ayant accès au board peut participer en commentant les cartes.
  • Une liste, avec plusieurs items. Au fur et à mesure que les items sont “checkés”, une barre de progression s’allonge.
  • Des pièces-jointes. Les fichiers peuvent peser jusqu’à 10 MO.
  • Des labels. Ce sont des marqueurs de couleur (6 couleurs disponibles), qui peuvent être neutres ou être nommés (par exemple, le jaune peut servir pour marquer les cartes comme «Urgent», alors que les autres couleurs restent sans nom).
  • Des assignations. Cela sert à indiquer qui doit s’occuper de la tâche portée par la carte.
  • Des votes. Les utilisateurs ayant accès à un board peuvent voter pour les cartes qui les intéressent. C’est très pratique pour faire du brainstorming, ou pour choisir collectivement les futures évolutions d’un projet.

Ce qui est intéressant, c’est que la vision “liste” offre des pictogrammes qui permettent de savoir d’un coup d’œil si une carte contient des pièce-jointes, des assignations, des commentaires (et combien). Certaines actions, comme les assignations ou la gestion des labels, peuvent être faites sans avoir besoin de cliquer sur une carte pour l’éditer. C’est facile et rapide.

Toutes les évolutions d’un board et de ses cartes sont listées dans un flux d’activité relativement pratique (sans être ébouriffant, mais c’est difficile de faire beaucoup mieux).
Et enfin, les données ne sont pas effacées mais “archivées”, ce qui permet de les retrouver en cas de besoin.

Pourquoi je l’aime déjà

Il me semble avoir déjà vu au moins un autre logiciel qui utilisait ce genre de représentation graphique, avec des colonnes de tâches. Mais la réalisation n’était pas aussi bonne, l’utilisation n’était pas aussi souple et efficace.

J’ai toujours adoré les outils qui sont simples dans leur approche et qui permettent aux utilisateurs de les façonner en fonction de leurs usages. C’est pour ça que j’apprécie les wiki de manière générale, et que Backpack − qui est une sorte d’hyper-wiki − me semble un très bon logiciel pour partager de l’information.

Ce qu’il manquait jusqu’ici, c’est un logiciel qui permette d’organiser des idées, voire des tâches, tout aussi simplement. Et c’est là que Trello tombe à point nommé.

Je ne sais pas si vous connaissez les «tableaux à planning». À une époque, on en trouvait dans les bureaux de tous les directeurs d’écoles et des chefs de projets. J’ai toujours été fasciné par ces tableaux : les fiches répondent à un code couleur, leurs titres sont lisibles immédiatement, et il suffit de tirer dessus pour avoir accès à toutes les autres informations qui ont été écrites dessus (recto et verso).

Trello c’est la même chose, mais en infiniment plus puissant.

Cerise sur le gâteau, le logiciel est gratuit.

Des défauts ?

Trello est tout jeune. Et les développements semblent très actifs, on peut même les suivre sur le board public dédié.

Le seul vrai défaut que je lui trouve pour le moment, c’est que l’interface a par moment des petits ralentissements. Tout est globalement très fluide, mais on sent bien que les données partent jusqu’au serveur pour ensuite revenir au navigateur.

Il faudrait pouvoir supprimer définitivement des boards/listes/cartes. Mais cela semble être prévu dans les futurs développements.

Il manque un panneau récapitulatif, qui listerait toutes les cartes qui nous sont assignées. Il y a bien un flux de notification, mais il se remplit chronologiquement, et on peut perdre le fil des cartes importantes.

Dernière chose, j’aimerais pouvoir créer des listes et/ou des cartes “privées”, même dans un board qui est partagé entre plusieurs utilisateurs. Ça pourrait aider à s’organiser personnellement. Idéalement, il faudrait pouvoir attacher un carte privée à une carte normale ; ainsi, je pourrais organiser mon boulot en utilisant la carte privée, tout en gardant un référence vers la carte qui contient les informations publiques.

Pour conclure

Trello, c’est beau, c’est bon, utilisez-le !

Pour tout dire, je viens de le montrer au chef de projet fonctionnel de mon entreprise, et nous commençons déjà à l’utiliser pour faire le suivi des nouvelles spécifications. Nous l’ouvrirons ensuite aux développeurs puis aux autres membres de la boîte.

37 réponses sur “Trello : Todo-list, checklist, organisation d’idées, outil de collaboration”

  1. Effectivement, c’est quand je m’étais intéressé à la méthode Kanban que j’étais tombé sur ce genre d’outil. Je les avais trouvé trop directifs à mon goût, impossibles à utiliser si on n’en respecte pas la philosophie à 100%. Ça manquait de souplesse, tout ça.

    La force de Trello, justement, c’est de laisser les utilisateurs le plier à leurs besoin, à leurs envies. On peut y organiser l’information comme on organise nos idées, pas l’inverse.
    Et la réalisation technique est superbe, il est très difficile de lui trouver une faille.

  2. On ne peut pas les effacer définitivement (c’est toutefois prévu dans leurs futurs améliorations). Tu peux archiver une liste ou une carte, en cliquant d’abord sur la petite icone qui apparaît à la droite de son nom au survol.

  3. Dans les outils de type Kanban il y a également SmartQ. Il a été réalisé par les créateurs de 5pm qui est un très bon outil de gestion de projet, même si graphiquement il fait un peu trop cheap.

    Trello m’a l’air un poil plus utilisable, je vais y jeter un oeil, merci !

  4. @Fabien : Merci pour le lien, je ne connaissais pas. Effectivement, SmartQ est pas mal du tout. Il apporte entre autre la vision «liste de tâches personnelles» qui manque à Trello.

    Mais de manière générale, je trouve l’interface de Trello mieux réalisée. Ça se joue sur des détails, mais après avoir joué 10 minutes avec SmartQ, j’ai l’impression d’être plus productif avec Trello, qu’il est plus rapide à utiliser, qu’il se met moins “en travers de mon chemin”.

  5. Trello est beaucoup plus lisible, clair et certainement utilisable (au sens ergonomique du terme) que smartQ dont l’éditeur a le défaut de faire des bons outils mais avec des choix graphiques et de navigation qui les gâchent en peu. (cf 5pm).

  6. Pas mal du tout. J’aurai bien aimé la possibilité de configurer des carte « type » pour les tâches récurrentes type traitement d’incident pour lesquelles la check-list des actions à réalisée est invariable. Du coup je vais testé les autres (Kanban que je ne connaissais pas).

  7. @G.G : Bah, je suis habitué aux interfaces web depuis bien longtemps. Et celle-là est quand même vachement bien réalisée. Le client lourd, ce serait pour avoir quoi en plus ? Les données hors connexion ?

  8. Tout à fait, ça permettrait de rester maitre de mes données, travailler sur des projets un peu sensible et ne pas mettre l’organisation du projet sur le WEB personnellement ça me plairais beaucoup !

    Ou sinon garder l’interface WEB, mais pouvoir avoir son propre serveur avec Trello dessus.

  9. Ah oui, j’avoue que l’option de l’auto-hébergement me plairait beaucoup à moi aussi. Mais ce n’est pas le modèle qu’ils ont choisi.
    Soyons déjà heureux que Trello soit gratuit.

  10. Rien qu’en regardant l’interface et les screenshots je suis convaincu. J’utilise Producteev qui est parfait pour les tâches, surtout les panifiables (ex: appeler Paul jeudi à 10h), mais nul pour un projet (agile particulièrement) ou un brainstorming.

    Je pense que Trello est le pendant de Producteev (ou l’inverse), le côté chaotique qui manquait pour gérer un projet ou une équipe.

  11. L’auto hébergement ce serait bien, effectivement.
    Je pense que ce sera proposé plus tard comme un service payant: gratuit sur le web, payant en déploiement local (en fonction du nombre d’utilisateurs, je pense).

  12. J’ai l’impression qu’il n’est pas possible de les contacter pour laisser un commentaire ou des suggestion ou juste avoir une réponse sur le sujet.

  13. Je ne pense pas qu’ils proposent un jour l’auto-hébergement. Ils feront plutôt des offres payantes liées à leurs autres produits (revue de code).
    En fait, c’est assez logique. L’intérêt véritable d’un outil comme celui-là, c’est de rassembler en un seul endroit toutes les informations de nos différents projet. Pour ma part, j’ai un board personnel (« domestique » si vous préférez), plusieurs boards pour gérer mes projets personnels, et plusieurs boards consacrés à des projets professionnels. Je passe de l’un à l’autre en fonction des besoins. Si chacun d’entre eux était hébergé sur des serveurs différents, l’outil deviendrait bien moins fluide à utiliser.

  14. En fait pour moi l’intérêt d’avoir l’auto hébergement serait pour les projets professionnels, actuellement ma société ne veux en aucun cas héberger ses données sur le « claoude » ce qui peu se défendre pour la protection des données, et un serveur hébergé dans l’infrastructure de ma société permettrait d’utiliser l’outil.

  15. Oui, je comprends l’intérêt de l’auto-hébergement. Je dis juste que cela ferait perdre une partie de l’intérêt de Trello. Les mentalités changent au sujet du cloud. De plus en plus d’entreprises utilisent Google Docs.

  16. @Damien : Très bonne question. Au final, on a abandonné Trello dans l’entreprise. Nous avions déjà des outils qui étaient bien rodés (wiki, buglist/todolist). Concrètement, il nous aurait fallu migrer les projets existants, ou bien passer d’un outil à l’autre en fonction des projets. C’était difficilement jouable, et le taux d’adoption aurait été déplorable.

    Par contre, Trello est devenu mon principal outil de gestion pour mes projets personnels. Qu’il s’agisse de prendre des notes, de faire du suivi, de lister des liens, écrire des spécifications, … c’est devenu mon « über-wiki » centralisé.

    Je connais plusieurs personnes qui l’ont imposé dans leur entreprise, et qui l’utilisent au plus près de l’approche Kanban, avec des listes des choses en cours d’élaboration, en cours de développement, à tester, validées. Pour cet usage, Trello reste surpuissant. La seule nuance que j’apporterais concerne la taille des projets : il faut se garder d’utiliser un « board » Trello pour gérer plusieurs projets ; quand il y a un très grand nombre de fiches dans la même colonne, on a tendance à ne pas scroller jusqu’en bas de la liste, et à oublier des tâches.

  17. Bonjour, je pense sincèrement qu’un version libre (donc auto-hébergeable de trello est réalisable). Toute leur api est documentée et clair. En europe une api n’est pas brevetable ^^ Cela permettrait de pouvoir réutiliser tout l’écosystème d’applications libres qu’il y a autour. En prenant un (bon) stagiaire en ergonomie à mon avis on peut avoir une bonne base pour le coté client et pour le coté serveur pas de souci.

    Si j’ai du temps un jour je pense qu’un poc s’imposera.

  18. @Epo Jemba : Je pense que Trello est plus complexe qu’il n’en a l’air. C’est super facile à utiliser, mais il y a derrière une expertise très pointue en Javascript, en websocket, …
    Mais sinon, ton idée est très bonne. Avoir un Trello open-source que chacun pourrait installer in-house, ce serait génial.

  19. Oh oui, je pense que je serais le premier à l’adopter !

    Si jamais tu trouve le courage pour un poc 😉

  20. @Amaury : Pas de panique 🙂 Je suis bien au fait des implications techniques. Je suis également geek et CEO. Ce qu’il me manque c’est vraiment du temps 🙂 D’ailleurs si cela t’intéresse on peut se faire un board trello dessus 🙂 🙂

    @++

  21. On utilise Trello depuis un moment maintenant !
    Au début, chaque client était dans une organisation par mois. Ça me sembler vraiment interessant, mais on avait seulement 3 liste dans chaque board. Avec plusieurs Cards à chaque fois et Checklist etc.

    Finalement, on à créer une seule board « Tâches » avec l’ensemble des clients et les étapes de développement en liste. « Maquette » – « Développement » et plein d’autre 🙂

    Avec une touche de label. Pour le moment, plus de 150 cards dans une seule board, même avec ce nombre on arrive à s’en sortir.

  22. un Trello open source serait optimal mais justement je pense qu’ils ont mis les moyens et continueront qui seront difficile a egaliser en mode Open Source. mais il faut insister!! comme ils utilisent 100% de brique open source , peut etre qu’un jour ils s’ouvriront eux meme , car on (developpeur web) doit leur faire comprendre tout ce que l’open source pourrait leur amener, la « serendipity ». Meme si ils travaillent en ce moment meme sur une architecture pour s’ouvrir aux pluggins. Open sourcer l’application pourrait leur ouvrir bien plus de porte.

  23. J’ai aussi adopté Trello mais plutôt pour gérer les contenus des cours que je produis. Cela me permet de classer toutes les notions à aborder, les exemples, les exercices,… dans les différents chapitres 🙂
    J’ai eu aussi le plaisir de découvrir le mot « kanban board » dans ces commentaires. Je n’avais jamais entendu ce terme ! Cela manquait à ma culture 😉

  24. Un petit hic cependant (et sauf erreur de ma part) : il faut juste avoir la dernière version de tous les logiciels internet majors… Pour moi, cerise sur le gâteau, il faut changer l’ordi car mon MACOS 10.4 est obsolète :-((

  25. J’ai essayer trello et c’est bien l’interface que recherchais. Ce qui est intéressant c’est la simplicité et la puissance du système. Espérons que la gratuité perdurera.

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