Encore un peu de délégation

Il y a quelques temps, je vous parlais d’un lecteur de ce blog que j’ai aidé à identifier comment il pouvait ne plus être un goulot d’étranglement (j’ai tenté, en tout cas). Un des points les plus importants de mes conseils − le premier de tous, en fait − concernait la délégation.

Nous avons échangé quelques emails par la suite, et je voudrais vous en rapporter la teneur. Pour simplifier, disons que j’ai voulu le convaincre de la réelle nécessité de confier ses tâches.

Quelques morceaux choisis :

  • «Le message n’est pas “tu ne dois pas être seul responsable d’un projet”, mais plutôt “tu ne dois jamais être le responsable d’un projet”. Ça me semble vraiment important si tu veux pouvoir apporter ton expertise sur un projet qui le nécessite, sans pour autant stopper tous les autres projet pendant ce temps.»
  • «Ton entreprise cherche à gérer un nombre de projets croissant au fil du temps. Ce développement (commercial) ne peut pas être lié uniquement à l’augmentation de tes heures travaillées. Une fois que tu bosseras 24h/24, tu feras comment pour traiter de nouveaux clients ?»
  • «La confiance des clients repose sur toi, oui. Et pour garder cette confiance, il faut qu’ils sachent que tu peux intervenir sur leur projet à tout moment si c’est nécessaire. Mais ça ne veut pas dire que l’intégralité des aspects de tous les projets doivent être gérés par toi au quotidien.»

Quelques exemples de délégation

1. Quand Alain Prost a créé son écurie de Formule 1 (ce n’est pas un très bon exemple, vu qu’elle a coulé, mais vous voyez ce que je veux dire), tout ça reposait sur son nom et son image. Mais il ne pouvait pas s’occuper en même temps de la recherche de sponsors, des stratégies de course, du développement de la voiture en cours d’utilisation, du programme de création de celle de l’année suivante, du recrutement du personnel, du remplacement du papier-toilette, …
Même si c’était lui qui était « à la barre », tout le monde sait qu’il avait un directeur commercial, un directeur de course, un responsable des essais, un directeur technique, …

2. Un grand chef cuisinier ne peut pas être tout le temps derrière les fourneaux. Ne serait-ce que parce qu’ils ont souvent plusieurs restaurants. On sait pertinemment qu’ils ont plusieurs sous-chefs dans chaque restaurant, et que ce sont eux qui gèrent en direct les cuisiniers et les commis en cuisine. L’important, c’est que le nom des grands chefs est un gage. Un gage de quoi ? De sérieux dans la formation des cuisiniers, d’expertise dans le choix des aliments, d’originalité dans les recettes des menus proposés. On estime qu’ils suivent d’assez près ce qui se passe dans leurs cuisine, pour garantir que les plats qui en sortent sont tous quasiment-comme-s’il-l’avait-cuisiné-lui-même.

Si on ne peut pas l’imprimer, ça n’existe pas

J’ai entendu cette réflexion («Si on ne peut pas l’imprimer, ça n’existe pas») durant une réunion qui avait pour thème les nouveaux tableaux de statistiques que nous sommes en train de mettre en place dans mon entreprise. Elle m’a semblé assez intéressante pour la partager ici. Nous réfléchissions aux différentes…

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Skriv : Partage de fichiers

(ce billet fait partie d’un ensemble consacré au projet Skriv)

Je suis en train de réfléchir à la meilleure manière de gérer le partage de fichiers dans un projet.

Moyens de stockage

Pour commencer, je veux faire en sorte que chaque projet puisse stocker ses fichiers sur un espace géré (et payé) par l’utilisateur. Cela pourrait être un serveur FTP, un serveur WebDAV ou un espace sur Amazon S3.
Comme déjà dit auparavant, cela permet d’offrir des fonctionnalités complètes, sans avoir à se mettre dans une relation client/fournisseur. La plupart des entreprises ont déjà un serveur FTP ou WebDAV. Et plutôt que de faire payer pour « sous-louer » un espace sur Amazon S3, avec des paliers tarifaires en fonction de forfaits d’espace disque, autant laisser les gens s’abonner par eux-même et payer en fonction de leur utilisation.

Toutefois, je pense finalement offrir un tout petit espace disque (5 MO, par exemple) à ceux qui veulent découvrir le service sans se prendre la tête.

Principe général

Donc voilà en gros ce que j’imagine :

  1. Quand on crée un projet, on spécifie les paramètres d’accès à un stockage distant de données (FTP, WebDAV ou S3).
  2. Sur la page de projet, on peut créer plusieurs « groupes de fichiers ». Pour chaque groupe est créé un nouveau dossier sur le stockage distant.
  3. On peut uploader des fichiers dans un groupe. Le fichier apparaîtra dans ce groupe avec toutes ses caractéristiques (miniature si c’est une image, nom du fichier, nom du créateur, date d’ajout, taille du fichier, commentaires éventuels), et son binaire sera ajouté dans le dossier dédié sur le stockage distant.

Je me pose une question : Faut-il se contenter d’afficher le nom du fichier tel qu’il a été uploadé ? Ne vaudrait-il pas mieux proposer un champ libre, pour décrire son contenu mieux que ne le fait son nom ?
Hum, je pense que si… mais cela doit rester optionnel. Si on ne remplit pas ce champ, le nom du fichier sera affiché tel quel.

Idéalement, il faudrait pouvoir créer une sous-organisation à l’intérieur des groupes de fichiers. Cela pourrait prendre la forme simple de sous-dossiers. Mais cela pourrait aussi être des tags (je préfère le terme “label”) que l’on affecterait aux fichiers. On pourrait ainsi trier par label, par date ou par nom.

Par contre, il n’y a rien de plus pénible que de devoir systématiquement taper les noms de labels au clavier. Même avec un système de complétion, c’est chiant.
Je pense donc qu’il faudrait, pour chaque groupe de fichiers, pouvoir créer des labels à l’avance. Ainsi, au moment d’ajouter un fichier, il n’y aurait qu’à cocher le ou les labels à lui affecter (et éventuellement la possibilité d’en ajouter à ce moment-là). Pour l’affichage des fichiers, cela simplifierait aussi les choses : il suffirait là encore de cocher le ou les labels qui nous intéressent pour voir la liste des fichiers qui y correspondent.

Citation : «Vendredi 17h, ça veut dire lundi»

Vendredi matin, un de mes collègues est venu me voir pour qu’on planifie une petite réunion de travail plus tard dans la journée. Si vous avez lu mon billet sur le harcèlement positif, vous savez déjà comment je travaille : Lorsque quelqu’un a besoin de moi pour accomplir une tâche urgente,…

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Attention aux «sauveurs»

J’ai rencontré plusieurs situations où une personne était placée, ou se plaçait, en situation de «sauveur». Vous savez, c’est le syndrome qui fait qu’on pense parfois que, face à une situation problématique, le recrutement d’une seule personne va tout solutionner.

Malheureusement, cela a plusieurs effets pervers.

On vous présente un sauveur

Voilà la situation la plus fréquente. La hiérarchie de votre entreprise est persuadée qu’elle ne possède pas en interne les qualités nécessaires pour aller là où elle le souhaite. Elle embauche donc un caïd, une personne qui est censée avoir des aptitudes hors du commun, de par son intelligence, sa formation et/ou son expérience.
Souvent, on vous présentera une personne qui a un CV long comme le bras, ayant fait sa carrière dans de grosses boîtes (ou, en tout cas, dans des entreprises de taille supérieure à la votre). Cela lui donne une respectabilité et une assurance qui lui viennent de sa connaissance des sujets à traiter, de son habitude des procédures à appliquer.

Personnellement, j’ai déjà été confrontés à plusieurs sauveurs de ce genre. Je n’y ai vu que 2 issues possibles :

  1. Tout le monde se développe de grandes attentes, on espère de grandes choses. Et rapidement, on se rend compte que le sauveur n’est finalement pas à sa place. Il a l’habitude du cadre d’une grande entreprise, mais ne sait pas comment appliquer ses connaissances dans une petite boîte où il faut être plus réactif. Ou pire, il cherche à imposer sa manière de faire, sans prendre le temps de comprendre comment fonctionne l’entreprise ; il tente sa petite révolution, qui non seulement n’est jamais appréciée par les gens en poste, mais n’atteint pas son but la plupart du temps. Dans de telles situation, j’ai toujours vu le sauveur finir par quitter l’entreprise ou se faire virer ! Véridique.
  2. Le sauveur tente de faire son travail du mieux qu’il peut, en tentant de comprendre les méthodes de travail en place et en faisant preuve d’humilité. Malheureusement, si la direction l’a embauché en le présentant comme LA personne qui allait tout solutionner, c’est que de grands espoirs sont placés en cette personne. Et forcément, il est quasiment impossible de se montrer au niveau de ces espoirs. Systématiquement, ceux qui avaient dit «Vous verrez, avec lui tout ira mieux !» sont alors extrêmement déçus lorsqu’ils se rendent compte qu’ils n’ont pas recruté le surhomme escompté, et ils réagissent avec un excès inverse : le sauveur devient à leurs yeux un incompétent. Et souvent ils passent plusieurs fois de l’euphorie à la déception, de manière de moins en moins excessive, jusqu’à se rendre compte que la personne fait son travail efficacement, qu’il fallait juste lui donner le temps de monter en compétence.

Dans les deux cas, cette réaction est assez humaine mais reste très désagréable. Cela fait traverser des périodes de doutes, de déceptions, de conflits ; tout le monde se retrouve dans une situation d’échec à un moment ou un autre à cause de ce genre de situation.
Ce n’est pas bon pour l’entreprise, ce n’est pas bon pour les hommes, ce n’est pas efficace en terme de business.

Vous êtes le sauveur

Vous venez d’être recruté dans une entreprise, et dès le premier jour on vous fait comprendre qu’on vous attendait impatiemment. «Ah, toi au moins tu réussiras à faire avancer le projet X.», «Depuis le temps qu’on attend quelqu’un pour résoudre le problème Y.», «On a hâte que tu nous apprennes les vraies méthodes de travail !»

Réduire les goulets d’étranglement

Un lecteur de ce blog a fait appel à moi récemment pour l’aider à améliorer l’organisation de son entreprise. Je ne suis pas consultant et je ne cherche pas à l’être, mais j’ai grandement apprécié l’expérience. Je ne vais évidemment rien divulguer de confidentiel à ce propos, mais j’ai quand même envie de partager avec vous quelques éléments fondamentaux de notre discussion.

Il s’agit presque d’un cas d’école : Une petite entreprise qui existe depuis assez longtemps, et avec juste assez de turn-over, pour qu’une partie non négligeable de la connaissance d’entreprise (expérience des clients, expertise technique, gestion des projets) soit concentrée sur le patron. Certains projets ont beau être gérés par d’autres personnes, il continue à jouer un rôle central qui finit par ralentir l’ensemble de l’activité.

Je lui ai proposé un plan de bataille en trois étapes :

  1. Déléguer
  2. Communiquer
  3. Définir un référentiel

Déléguer

Il me semblait important de commencer par imposer une nécessité : Déléguer tous les projets. Quand on est patron d’une entreprise, il faut pouvoir avoir un œil sur l’ensemble des projets, pouvoir intervenir dessus quand il le faut ; mais il ne faut pas être la personne qui a la responsabilité de la réussite du projet.

En déléguant chaque projet, on responsabilise les membres de l’équipe, et on se ménage la possibilité d’aider chaque projet au mieux en fonction des besoins.

Pour résumer, lorsqu’une personne concentre ainsi une majorité de connaissances, elle ne peut pas se consacrer à un projet − cela aurait un impact trop négatif sur tous les autres. Il faut prendre de la hauteur.
Être un manager et non un leader.

Par contre, il faut bien comprendre que la délégation des responsabilités ne veut pas dire qu’on se lave les mains des projets. Il faut au contraire forcer les collaborateurs à découper leurs tâches le plus finement possible. Ainsi il sera facile de définir les priorités entre les tâches, d’évaluer leurs durées, bref de combattre l’effet tunnel.

Communiquer

C’est bien beau de tout déléguer, mais cela fait prendre des risques. Et quand on a pris l’habitude d’être au centre de tous les projets, c’est forcément un peu effrayant.

La plupart des entreprises organisent une réunion hebdomadaire de suivi de projets. Sauf qu’il est difficile de passer le reste de la semaine sans avoir une vision précise de l’avancement des projets, et en cas de soucis on peut rapidement se prendre une semaine entière de retard. C’est ce qui amène souvent à faire du micro-management : on passe son temps à regarder au-dessus de l’épaule des autres, pour savoir où ils en sont ; c’est inefficace et désagréable.